Wat zijn de verschillende methoden voor het organiseren van documenten?

Het organiseren van documenten is een belangrijk aspect van het runnen van een efficiënte thuis of op kantoor. Belangrijk papierwerk kan een last worden als het niet goed is opgeslagen, zodat het gebruik van een van de vele verschillende methoden van organisatie kan helpen om een ​​archiveringssysteem soepel. Papieren en elektronische opslagsystemen zijn de twee meest populaire methoden. Binnen elk zijn er veel mogelijkheden om zich te organiseren op alfabetische normen of op belangrijkheid. Daarnaast zijn er een paar regels over het wegwerken van de documenten die helpen om elk bestand organisatie systeem op een beheersbaar niveau.

De meest traditionele methode voor het organiseren van documenten is met behulp van fysieke mappen en archiefkasten. Dit systeem van document management maakt grote hoeveelheden documenten en papierwerk worden opgeslagen. Dikke kartonnen mappen gevuld met documenten en vervolgens binnen een archiefkast geplaatst. De meeste archiefkasten laat de mappen te hangen van een set van metalen rails voor snelle bewegingen en reorganisatie.

Een meer moderne oplossing voor het houden van papierwerk veilig en continu beschikbaar is met behulp van computers. Of de documenten worden gescand en online opgeslagen of het organiseren van software wordt gebruikt, dit helpt te verminderen rommel. Elektronisch organiseren van documenten plaatst een digitale replica van belangrijke documenten online of op een harde schijf, zodat ze snel kunnen worden geraadpleegd op elk later tijdstip. Dit elimineert de noodzaak voor het opslaan van papieren dossiers, die kan nemen een grote hoeveelheid ruimte in elk huis of kantoor.

Maakt niet uit of documenten elektronisch of in fysieke vorm worden opgeslagen, zijn er een paar verschillende methoden die de bestanden kunt houden van steeds een verwarrende wirwar. Alfabetisch sorteren van elektronische en fysieke bestanden is een eenvoudige manier van het organiseren van documenten die ze beschikbaar voor het snel ophalen van maakt. Het organiseren van bestanden per categorie is ook nuttig omdat het verdelen digitale en papieren mappen in "Auto", "House", "Tax," en diverse zakelijke categorieën verhoogt de efficiëntie. Een andere methode is om fysieke bestanden delen door belang dus als documenten dienen in geval van nood te verwijderen, de nodige stukken zijn snel beschikbaar.

Het teruggooien van bestanden is ook een geweldige methode voor het organiseren van documenten, want het houdt zowel de elektronische en fysieke bestand collectie van het nemen van te veel ruimte. Een algemene regel is dat alle fiscale documenten ten minste drie jaar te worden bewaard. Vasthouden ingewikkeld fiscale documenten, zoals controle-informatie en zelfstandigen papierwerk, voor zes jaar. Andere punten, echter moet worden voor altijd bewaard, zoals de sociale zekerheid kaarten, geboorteakten en huwelijksakten.

  • Belangrijke documenten kunnen worden opgeborgen in een kluisje.
  • Documenten kunnen worden geordend in mappen en vervolgens opgeslagen in archiefkasten.