Wat is een Petty Cash Voucher?

Een kleine kas voucher is geplaatst in een kleine kas fonds wanneer geld wordt uitbetaald op voorhand voor een kleine aankoop. Kas fondsen zijn kleine hoeveelheden geld, meestal tussen de $ 100 en $ 250 $, gereserveerd voor incidentele aankopen te voorkomen dat het schrijven van een cheque of via een creditcard van het bedrijf. Kleine kas vouchers vermeerderd met het bedrag van geld binnen de kleine kas fonds moet altijd gelijk zijn aan de totale oorspronkelijke bedrag van het fonds.

Kas wordt meestal uitbetaald op twee verschillende manieren: via vergoedingen of via voorschotten. Vergoedingen optreden wanneer een aankoop is al gemaakt en een bon wordt geleverd als documentatie die de ontvanger verschuldigd is het geld. Voorschotten optreden wanneer een kleine aankoop moet worden gedaan en het geld moet van te voren de aankoop worden uitbetaald. In dit geval wordt een kleine kas voucher in het fonds geplaatst in plaats van het bedrag uitbetaald.

Een bedrijf zal doorgaans beschikken over procedures die het gebruik en de bewaking van de kleine kas fonds regeren. Deze procedures zullen gedetailleerd specifiek welke informatie nodig is over een kleine kas voucher. Dit zijn meestal na betaling alsmede de hoeveelheid, het doel, en de naam van de ontvanger. Een voorbeeld van de kleine kas voucher kan online worden gedownload, gekocht in een kantoorboekhandel, of gewoon intern gecreëerd binnen het bedrijf als één van haar aangepaste formulieren.

De bewaarder van de kleine kas is meestal een supervisor van een bepaald niveau, dat het vertrouwen van het bedrijf heeft verdiend. Hij of zij is verantwoordelijk voor dat elke cent van de kleine kas fonds wordt verantwoord via een ontvangstbewijs of een kleine kas voucher. Zodra een ontvangstbewijs of andere passende documentatie wordt ontvangen van de persoon die het geld heeft, moet het papierwerk worden bevestigd aan de voucher en dienovereenkomstig worden ingediend. Over het algemeen wordt overgelaten aan de bewaarder op de juiste grootboekrekening waarop de aankoopkosten te bepalen. Gemeenschappelijke grootboekrekeningen voor bijkomende kosten zijn kantoorbenodigdheden, parkeren vergoedingen, en andere kleine aankopen.

Periodiek, dient er een aansluiting van de kleine kas fonds worden door een supervisor van de bewaarder. Dit zal ervoor zorgen dat eventuele ontbrekende geld wordt geïdentificeerd en gelokaliseerd vroeg, terwijl het probleem nog steeds kan worden gecorrigeerd. Bovendien, dit houdt de bewaarder in toom omdat zelfs kleine hoeveelheden contant geld kan worden misbruikt. Kas misbruik is een veel voorkomende vorm van verduistering op kleine schaal, en kan gemakkelijk oplopen tot duizenden dollars van ontbrekende geld over een periode van jaren indien er geen controle.

  • Kas wordt gehouden bij de hand voor bedrijven om relatief kleine aankopen te doen.
  • Stapel munten.