Voorwaardelijke opmaak met Gegevens geïmporteerd vanuit Access

Cory heeft een probleem om zijn voorwaardelijke opmaak te werken naar wens met in Excel geïmporteerd vanuit Access informatie. De gegevens in een bepaalde kolom worden ingevoerd kunnen zowel tekst (bijvoorbeeld "17 U") of numeriek (zoals 32) zijn. De voorwaardelijke controles opmaak of de waarde in de cel groter is dan nul, waarbij de waarde onderstreept. Dit zal niet goed werken met de geïmporteerde gegevens, omdat niet alleen Excel behandelen de tekst (17 U) als tekst, maar het behandelt ook de numerieke (32) als tekst. Dit is zinvol, omdat Excel behandelt de hele kolom als tekst plaats veranderen dataformaat voor elke cel in de kolom.

Er zijn een paar manieren waarop je kunt dit probleem oplossen. Een daarvan is om de formule die u gebruikt in uw voorwaardelijke opmaak veranderen. In plaats van te controleren om te zien of de waarde groter is dan nul, gebruikt u de volgende formule (zet de voorwaardelijke controle om "Format Is"):

= WAARDE (E3)> 0

Deze formule maakt gebruik van de functie WAARDE om te controleren wat er in cel E3. Indien de inhoud van een nummer, zelfs als het wordt opgemaakt als tekst door Excel-dan is de formule geeft Waar en de voorwaarde is voldaan voor de opmaak. Als de inhoud van de E3 zijn echt tekst (zoals in "17 U"), dan is de formule een #WAARDE fout, die de aandoening niet voldoet terugkeert en de opmaak wordt niet toegepast.

Een andere benadering is te dwingen Excel om de geïmporteerde cellen te evalueren en ze converteren naar numerieke waarden, indien van toepassing. Een gemakkelijke manier om dit te doen is als volgt:

  1. Na het importeren van de gegevens, selecteert u een lege cel van een kolom buiten het bereik van mensen die je gewoon geïmporteerd.
  2. Druk op Ctrl + C. Hierdoor wordt de inhoud van de cel (niets) naar het klembord.
  3. Selecteer de cellen die u wilt geëvalueerd door Excel. Zo selecteert u de kolom die de tekst waarden en de numerieke waarden opgemaakt als tekst bevat.
  4. Kies Plakken speciaal in het menu Bewerken. Excel toont het dialoogvenster Plakken speciaal. (Zie figuur 1.)

    Voorwaardelijke opmaak met Gegevens geïmporteerd vanuit Access

    Figuur 1. Het dialoogvenster Plakken speciaal.

  5. Klik op de radio knop Add.
  6. Klik op OK.

Wat je net deed was "toe te voegen" de inhoud van het Klembord naar alle cellen die u in stap 3 hebt geselecteerd Als de cellen bevatte echte tekst, dan is er niets gebeurd met die cellen; ze blijven hetzelfde en worden nog steeds behandeld als tekst. Als de cellen bevatte een numerieke waarde, dan Excel behandeld als een getal en voegt nul aan. Deze waarde, als een numerieke, afgezet terug in de cel, en behandeld als een reëel getal. Dit betekent dat de voorwaardelijke opmaak test die u eerder hebt ingesteld prima zou moeten werken op deze cellen omdat zij niet langer worden behandeld als tekst.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2418) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vindt u hier: Voorwaardelijke opmaak met Gegevens geïmporteerd uit Access.