Trekken Access Informatie in Excel

Mos bouwde een Access-database van zijn klanten, en hij maakt gebruik van Excel voor de facturatie. Hij vraagt ​​zich af of er een manier is om de klant informatie velden automatisch ingevuld in het Excel-factuur van de Access-database.

Er zijn een paar manieren waarop u kunt deze taak benaderen, en elke methode heeft plussen en minnen. Een relatief eenvoudige aanpak is (uiteraard) naar Excel helemaal afzien en gewoon alles te doen in Access. Eenvoudige facturen kunnen worden gecreëerd met behulp van formulieren, en dan worden uw gegevens niet hoeft te reizen tussen de programma's.

Als u liever de factuur in Excel te doen, dan kun je een link maken in Excel om een ​​query in Access. U maakt een nieuwe query door te kiezen Gegevens | Externe gegevens importeren | Nieuwe Database Query. Dit start een wizard die je vragen stelt over wat u wilt importeren. Door de database, de tafel, en de kolom van de gegevens die u via de opties in de wizard nodig het selecteren, Excel trekt alle Access verslagen in het werkblad en wordt automatisch bijgewerkt (her-bevolken) de informatie die elke keer de werkmap opent. U kunt dan, binnen Excel, toegang krijgen tot de gegevens die zijn geïmporteerd met behulp van formules die verschillende lookup functies te gebruiken.

Een andere benadering is om uw eigen set van VBA-macro's om de informatie uit de Access-database te grijpen ontwikkelen. Dit is geen sinecure, omdat het gaat om te weten hoe om toegang te krijgen, via VBA, objecten in zowel Excel en Access. U moet ook weten hoe je SQL-statements in elkaar gezet om alleen de gegevens die u wilt uit de database te halen. De bovenzijde van ploeteren door het creëren van de macro's is dat ze de meeste flexibiliteit mogelijk grijpen gegevens en manipuleren.

Het creëren van de juiste macro's die u nodig hebt, is buiten het bestek van deze eenvoudige tip. U kunt meer informatie vinden door het krijgen van een paar goede VBA programmering boeken (zorg ervoor dat je een specifiek voor Access als een van de boeken). De websites beschikbaar op het Access MVP site kan ook nuttig zijn:

http://www.mvps.org/links.html#Access

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (11.842) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vindt u hier: Pulling informatiepanelen in Excel.