Tien tips voor het uitvoeren van een effectieve vergadering

In de zakelijke wereld van vandaag, het is niet alleen wat je doet, maar hoe je het doet, dat is belangrijk. Dus, in staat om een ​​vergadering succesvol te laten verlopen is even belangrijk als wat je te dekken in het. Hier zijn enkele tips voor de voorbereiding op en een vergadering die dingen gedaan krijgt vergemakkelijken.

Beslissen over de beste manier om de vergadering te houden

De meeste mensen niet graag naar bijeenkomsten; ze verstoren work flow en zijn over het algemeen lastig. Bij het plannen van een vergadering, vraag jezelf af of een face-to-face bijeenkomst van mensen echt nodig is. Kun je bereiken van uw doel op een conference call?

Een vergadering die bindmiddelen of andere hand-outs of die is gepland voor een periode langer dan een uur face-to-face moet worden gedaan. Bijeenkomst om bekende taken te delegeren tussen peers of follow-acties nodig zijn in een lopend project kan en moet elektronisch worden gedaan bespreken. Iedereen zal u bedanken voor het respecteren van hun tijd of ze zeggen of niet.

Breng twee keer zo lang de planning van de vergadering als u verwacht dat het laatste

Wees voorbereid. De oude Boy Scout motto zal nooit ophouden relevant te zijn! Een goede vuistregel is tot tweemaal toe het bedrag van de verwachte bijeenkomst duur voor voorbereidingstijd. Je mag niet nodig het allemaal, maar als je de tijd in uw agenda hebt geblokkeerd uit, zult u in staat om de details van de vergadering planning verwerken zonder de belasting te groot of het nemen van het huis.

Wordt slecht voorbereid op een eenvoudige bijeenkomst is niet alleen pijnlijk, maar ook zal niet krijg je in aanmerking voor een meer verantwoordelijke functie in uw bedrijf.

Vasthouden aan een agenda met een tijdlijn

Maak een agenda die alle relevante onderwerpen die aan bod komen en de hoeveelheid tijd die voor elke lijsten. Hebben een horloge of een klok in de lijn van het zicht en verplaats de vergadering verder wanneer de tijd voor elk onderwerp wordt geconsumeerd.

Sommige mensen houden van te horen zichzelf te praten; anderen zijn gepassioneerd over een onderwerp in de buurt en dierbaar hun hart. Jammer. Snijd ze af en doorgaan. Vergeet niet dat je altijd terug kan komen om een ​​onderwerp na al het andere is bedekt.

Heeft technologie niet teveel

Bindmiddelen vol van het ondersteunen van kleurenafbeeldingen en gegevens of een goed ontworpen PowerPoint-presentatie kan een publiek verblinden, en ze hebben elk hun plaats in het bedrijfsleven. Maar brengen tech in een vergadering kost tijd en geld, en je bazen zullen niet waarderen ofwel wordt verspild. Voordat je een afspraak voor dure afdrukken of steken veel energie gestoken in andere audio / visuele hulpmiddelen, er zeker van zijn dat deze waarde zal toevoegen aan de vergadering.

Plan pauzes

Voor vergaderingen langer dan 2 uur, moet uw agenda bio-breaks ingebouwd hebben. Maak ze realistisch. Is het toilet naast de vergaderzaal of in het hele gebouw? Factor in voldoende tijd voor uw deelnemers om te kunnen om comfortabel. Overweeg of uw deelnemers zal wat tijd om e-mail te controleren of oproepen terug tijdens de pauze tijd nodig.

Hebben gebotteld water of op de tafel of op een dressoir. Indien de vergadering is gepland voor meer dan 2 uur, snacks zoals pinda's van cookies beschikbaar.

Schik de vergaderzaal in uw voordeel

Als de begeleider of stoel van uw vergadering, moeten alle ogen op jou gericht. Schik de zitplaatsen zodat alle deelnemers worden geconfronteerd met je en wat whiteboards of schermen die u zult gebruiken. Als je zult schrijven op een whiteboard of met behulp van een projector, kan een podium het makkelijker voor u om te bewegen in de voorkant van de groep, terwijl het houden van uw notities georganiseerd en handig te maken.

Nodig alleen de noodzakelijke mensen

Nodig niet meer mensen dan je nodig hebt om het doel te bereiken, maar vergeet niet essentieel spelers ook niet. Kijk naar het doel van de bijeenkomst en schrijven te komen wie de beslissers zijn en krijgen ze daar. Houd de lijst kort. Controleer uw lijst van potentiële deelnemers met je baas of mentor indien u twijfels hebt over uw selecties hebben.

Bereid openen en sluiten van de opmerkingen

Open uw bijeenkomst met een paar opmerkingen dat het doel van de bijeenkomst te kaderen. Maak oogcontact met zoveel deelnemers als mogelijk tijdens het spreken, en houd het vriendelijk. Als je goed bent met humor, gebruik het. Sluit de vergadering met een samenvatting van de gebeurtenissen en dank de aanwezigen voor hun tijd en inspanningen.

Zorg ervoor dat alle deelnemers worden gehoord

Elke bijeenkomst heeft zowel uitgaande mensen die bereid zijn om bij te dragen zonder te worden geprikt en introverte types die niet klokkenspel in, tenzij hem dit of totdat ze een kans om te absorberen en onderzoekt de informatie had doen.

Jouw taak als beantwoordend facilitator is om ervoor te zorgen dat er geen enkele persoon domineert het gesprek en dat de stille leden krijgen opgeroepen een bijdrage te leveren. Gewoon te zeggen: "Ik zou graag willen horen van Sam (de stille persoon) over het onderwerp bij de hand," kunnen bereiken beide doeleinden.

Neem minuten en uitdelen aan de aanwezigen

Uw bijeenkomst heeft een doel, en wat wordt gedaan om te bereiken dat doel moet worden opgenomen. Houd aantekeningen van beslissingen en wie gaat wat doen. Lijst zorgen en complimenten zoals aangeboden door de groep. Recap van de resultaten van de vergadering vóór adjourning.

Na de vergadering, schrijf een verslag van uw notities en verstrekken die zo spoedig mogelijk aan de aanwezigen. Zorg ervoor dat u ere wie ere toekomt en bewaar een kopie van het proces-verbaal samen met een kopie van de agenda in uw bestanden.