Sorteren ZIP Codes

ZIP Codes zijn er in twee smaken: vijf cijfers codes en negen-cijferige codes. Als u een kolom van postcodes in Excel-aantal van vijf cijfers en een soort van negen kun je je afvragen waarom ze dat niet doen soort correct.

De reden is dat Excel herkent de vijf-cijferige codes als numerieke invoer en de negen-cijferige codes als tekst inzendingen. (Het is het streepje in het midden van de negen-cijferige codes die maakt Excel behandelen de invoer als tekst.) Het probleem met het sorteren van de nummers is dat Excel behandelt van cijfers en de waarden anders bij het sorteren.

De oplossing (zonder toevlucht te nemen tot formules en extra kolommen voor het sorteren) is ervoor te zorgen dat je dwingen Excel om al uw data als tekst te behandelen. U kunt dit doen door het formatteren van een kolom als tekst voordat u in uw eerste postcode. Volg gewoon deze stappen:

  1. Selecteer de kolom (of cellen) die u wilt Excel te behandelen als tekst.
  2. Kies de Cellen optie in het menu Opmaak. Excel toont het dialoogvenster Cellen opmaken.
  3. Zorg ervoor dat het tabblad Getal is geselecteerd. (Zie figuur 1.)

    Sorteren ZIP Codes

    Figuur 1. Het tabblad Getal van het dialoogvenster Cellen opmaken.

  4. In de lijst met beschikbare formaten, kiest u Tekst.
  5. Klik op OK.

Dit formatteert de cellen als tekst, en u kunt vervolgens correct sorteren van de post Codes. Doe hier niet worden misleid, maar: Je moet het formaat verandering te maken voordat u waarden invoert in de cellen. Als u de cellen opmaken als tekst nadat u informatie invoert, zullen ze nog steeds niet juist gesorteerd. U kunt het volgende doen, echter:

  1. De cellen opmaken als tekst.
  2. Selecteer een cel die een vijf-cijferige postcode in zich heeft.
  3. Druk op F2. Deze informeert Excel wilt u de cel te bewerken.
  4. Onmiddellijk op Enter. Dit vertelt Excel je klaar bent met het bewerken van de cel.
  5. Herhaal stap 2 tot 4 voor elke cel die een vijf-cijferige postcode bevat.

Zodra dit proces klaar is, kunt u sorteren van de cellen, zoals gewenst.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2793) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vindt u hier: sorteren ZIP Codes.