Sorteren enorme lijsten

In een kantooromgeving is het niet ongewoon om enorme lijsten van gegevens in Excel die zijn gegenereerd door programma verschilt Excel laden. U kunt dan gebruik maken van Excel te masseren en analyseren van de gegevens aan uw behoeften.

Een veel voorkomende taak is om de lijst met gegevens te sorteren. Als u sorteren uw lijst en vervolgens te ontdekken dat de soort niet was niet goed doet, kan dit zeer verontrustend. Er zijn drie mogelijke redenen dat een lijst niet soort zal behoren.

Ten eerste kan de lijst op te nemen lege rijen of kolommen. Als dit het geval is, dan kun je alleen goed sorteert de lijst op de hele lijst te selecteren voordat u de soort. Wanneer u vertrouwt op Excel om de lijst automatisch te selecteren, het stopt bij lege rijen en kolommen, die natuurlijk van invloed op uw sorteren.

Ten tweede zou de lijst zo groot dat je gewoon niet genoeg geheugen om een ​​complete soort van uw gegevens uit te voeren zijn. De enige oplossing hiervoor is om de lijst te sorteren op een andere machine, of voeg meer geheugen op uw computer.

Ten derde, kan de lijst nummers die zijn opgemaakt als tekst bevatten. Ofwel het oorspronkelijke bestand bevatte tekens die Excel niet kan ontleden als getallen (zoals een minteken voor het recht van een nummer), of Excel's import filter net besloten om de gegevens te vinden, las verkeerd interpreteren.

In werkelijkheid is het deze derde mogelijkheid is dat de meest waarschijnlijke bij het importeren van gegevens in Excel. Laten we zeggen dat je een lijst op basis van een bepaalde kolom te sorteren, en de lijst lijkt te "beginnen" weer in het midden. Zo sorteert 1-1000, en begint daarna opnieuw bij 1. Dit is een dode weg te geven dat de tweede reeks waarden (de tweede 1 tot 1000 range) bestaan ​​uit cellen die zijn opgemaakt als tekst niet als getallen. Waarom? Omdat de tekst wordt altijd gesorteerd in om te verschijnen na de reguliere nummers. Om de tekst waarden omzetten in getallen, probeert u deze stappen:

  1. In een lege cel, voer het nummer 1.
  2. Selecteert u de cel en druk op Ctrl + C. Hierdoor wordt de cel naar het Klembord.
  3. Selecteer de cellen die je denkt bevatten getallen opgemaakt als tekst.
  4. Kies Plakken speciaal in het menu Bewerken. Excel toont het dialoogvenster Plakken speciaal. (Zie figuur 1.)

    Sorteren enorme lijsten

    Figuur 1. Het dialoogvenster Plakken speciaal.

  5. Zorg ervoor dat de Multiply keuzerondje is geselecteerd.
  6. Klik op OK.
  7. Wis de cel die u in stap 1 gemaakt.

Wanneer voltooid, worden alle nummers opgemaakt als tekst omgezet in hun numerieke equivalenten. U kunt dan proberen om de lijst van gegevens toevlucht.

U dient er rekening mee dat de bovenstaande stappen niet zal werken als de in Excel geïmporteerd-tekst opgemaakt waarden hebben geen tekst, anders dan een ruimte, in hen. Sommige programma's toe te voegen het ASCII-teken 160. Dit karakter wordt ook wel een 'sticky-ruimte. " Het ziet eruit als een ruimte, maar treedt niet op als een. De vreemde tekst moet worden verwijderd voordat u de tekst in getallen kan maken. U kunt natuurlijk gebruik maken van de Zoeken en vervangen functie van Excel om zich te ontdoen van alle niet-numerieke tekens te krijgen in een bereik van cellen.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2922) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003.