Sorteren één kolom Adressen

Alexander vroeg of er een makkelijke manier om één kolom adressen in Word, zoals het volgende te sorteren:

Jane R. Doe
1234 Anytown Road
Mapleton, AZ 85229

Fred Davis
5678 Main Street
Yorba Linda 94123

Het antwoord hangt af van je definitie van "gemakkelijk." De meest veelzijdige oplossing voor de lange termijn is om de adressen te dragen aan een soort van een database programma, of zelfs naar Excel. U kunt ordenen en sorteren naar hartelust in die programma's, en dan gewoon de resultaten samen te voegen terug in Word.

Als je intentie op het houden van de adressen in Word, dan kun je ze eenvoudig te sorteren, mits een aantal voorwaarden wordt voldaan. Allereerst moet elk adres "blok" (bij gebrek aan een betere term), een enkele paragraaf zijn. Dit betekent dat er een handmatig regeleinde moet zijn (Shift + Enter) aan het einde van elke regel in het adres te blokkeren, behalve de laatste. Ten tweede, de enige plaats in de eerste lijn waar er kan een gewone ruimtes is net voor het begin van de achternaam. Voor alle andere ruimtes (laten we zeggen, tussen de voornaam en initiaal of tussen een titel en de eerste naam) je moet een vaste spatie gebruiken.

Met de gegevens in de juiste conditie, kunt u nu sorteren van de adressen door de volgende stappen:

  1. Selecteer alle adressen die u wilt sorteren.
  2. Kies Sorteer uit het menu Tabel. Het woord geeft het dialoogvenster Tekst Sorteren doos. (Zie figuur 1.)

    Sorteren één kolom Adressen

    Figuur 1. Het dialoogvenster Tekst Sorteren doos.

  3. Klik op de knop Opties. Het woord geeft het dialoogvenster Sorteren Opties. (Zie figuur 2.)

    Sorteren één kolom Adressen

    Figuur 2. Het dialoogvenster Sorteren Opties.

  4. Zorg ervoor dat andere is geselecteerd en dat het kleine vakje rechts van Other bevat een enkele ruimte.
  5. Klik op OK.
  6. Met behulp van de Sort By keuzelijst, kies de optie Woord 2. (Word beschouwt alles tot aan de eerste ruimte op elke eerste lijn naar het eerste woord te zijn, en dan is alles daarna naar het tweede woord. Aangezien de enige ruimte op de eerste regel van elk blok is net voor de laatste naam, betekent dit dat u worden instrueren Word om te sorteren op achternaam.)
  7. Klik op OK.

Adressen worden nu correct gesorteerd worden.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (1642) is van toepassing op Microsoft Word 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van het Woord (Word 2007 en later) hier: Sorteren één kolom Adressen.