Plan Communications Management Tools die je moet weten voor de PMP Certification Exam

Weggaan van het woord in feite betekent het analyseren van uw publiek en uw omgeving. Daarnaast is het voor de PMP Certification Exam, wilt u de meest effectieve methode van communicatie te selecteren voor uw project.

Communicatie requirements analyse

Zoals u het stakeholder management register herzien, vergelijk het tegen infrastructuur en middelen van uw organisatie te helpen bij het bepalen van de beste communicatie-aanpak. Je zou ook willen kijken naar uw project en het bedrijf organogrammen. Analyseren wat informatie is intern en welke informatie nodig heeft buiten de organisatie om te gaan. Ook nagaan of stakeholders zijn op één locatie of meerdere locaties.

Hoe meer mensen je communiceren met, hoe meer kans er is voor miscommunicatie. Een wiskundig model toont de relatie tussen het aantal personen en het aantal communicatiekanalen (of paden):

(N- (n - 1)) / 2

waarbij n het aantal mensen.

Zien hoe dit zich afspeelt. Als je vijf mensen, hier is hoe het aantal communicatiekanalen u berekenen:

(5 (5-1)) / 2 = 10

Plan Communications Management Tools die je moet weten voor de PMP Certification Exam

Kijk nu wat er gebeurt als je drie meer mensen toe te voegen. Je zou denken dat je nog drie kanalen, of zelfs zes meer kanalen. Echter, je eigenlijk 18 meer communicatiekanalen!

Plan Communications Management Tools die je moet weten voor de PMP Certification Exam

De vergelijking is nu

(8 (8-1)) / 2 = 28

Denk na over het op deze manier: Er zijn 28 manieren voor mensen om de informatie te interpreteren - en dat betekent 28 manieren om uw bericht te krijgen verkeerd geïnterpreteerd. Voeg nog vier mensen aan het team, en dat aantal stijgt tot 66! Communicatie moet effectief en efficiënt te zijn!

Technologie

De technologie die je beschikbaar hebt is een van die ondernemingen omgevingsfactoren (EEFs) moet je rekening houden, vooral als je een team met interne teamleden en externe aannemers. Overweeg ook of mensen zijn centraal gelegen of geografisch verspreid. Hier zijn een aantal technologische factoren die uw communicatieplan vorm zullen geven.

  • Urgentie: Bepaal of belanghebbenden informatie nodig onmiddellijk of kan wachten. Als u werkt aan een bouwproject in een gevaarlijke omgeving, zoals een gebied gevoelig voor orkanen of tornado's, die u de mogelijkheid om direct met de bouwplaats en de werknemers die worden beïnvloed konden communiceren nodig.
  • Beschikbaarheid technologie: Beoordeel of uw organisatie beschikt over de technologie en systemen om uw communicatie strategie te ondersteunen. Een project dat vereist enige van het personeel om op afstand te werken voor enkele dagen zou het personeel nodig om laptops te hebben. Als ze normaal gesproken op kantoor fulltime en hebben slechts desktop computers, overwegen de zaak vooraf.
  • Gebruiksgemak: U kunt het opzetten van een echt cool website om te communiceren met uw team. Het is misschien opslag van documenten, messaging mogelijkheden, versiebeheer, en allerlei nette functionaliteit hebben, maar als het is niet intuïtief aan het publiek en makkelijk te gebruiken, gaat niemand om het te gebruiken. Als het gaat om communicatie, vergeet niet: Hou het simpel!
  • Verwacht personeelsbestand: Controleer dat iedereen hetzelfde platform of dezelfde toegang tot informatie. Dit is vooral van belang bij het werken met aannemers, die zou kunnen werken op een heel andere technologie-platform. Stel bijvoorbeeld dat u een marketing bedrijf inhuren voor een deel van uw project; die onderneming maakt gebruik van Apple computers, maar uw bedrijf maakt gebruik van pc's. Staffing uw project met leden van de marketing bedrijf gevolgen projectcommunicatie.
  • Duur: Voor projecten die drie jaar of langer zijn, kunt u rekenen op ten minste enkele van uw communicatie-technologie veranderen. Je zou niet weten hoe het zal veranderen, maar het verstandig om dat in gedachten houden zou zijn. Met smartphones en tablet computers snel evolueren met nieuwe toepassingen, voorspellen hoe mensen zullen communiceren in de toekomst is moeilijk!
  • Projectomgeving: De omgeving kan zo simpel zijn als onderdeel van het team zijn virtuele, of het kan meer complexe factoren, zoals teamleden zich in verschillende tijdzones, landen, of zelfs extreme geografische locaties, zoals in de poolcirkel of de Mojave-woestijn.

Communicatiemodellen

De PMP examen maakt gebruik van een standaard zender-ontvanger communicatiemodel.

Plan Communications Management Tools die je moet weten voor de PMP Certification Exam

  • Afzender: Wie een boodschap en is verantwoordelijk voor het maken van de inhoud duidelijk en volledig. De verzender is ook verantwoordelijk voor het bevestigen dat de ontvanger begrijpt de boodschap correct.
  • Codering: Het vertalen van ideeën in de taal, meestal geschreven of verbale taal.
  • Bericht: De output van codering.
  • Medium: De middelen van de boodschap. Soms wordt het medium wordt genoemd kanaal.
  • Lawaai: Alles wat interfereert met de overdracht van het bericht, inclusief statische, afleiding, vooroordelen en stereotypen, culturele normen, slecht functionerende zendapparatuur, of iets dat verslechtert of veroorzaakt een hinderpaal voor een succesvolle overdracht.
  • Decodering: Het vertalen van de boodschap in zinvolle gedachten en ideeën.
  • Ontvanger: De ontvanger van de boodschap verantwoordelijk voor het decoderen van het bericht en feedback. De ontvanger is verantwoordelijk voor het ervoor zorgen dat het hele bericht wordt ontvangen en begrepen door het coderen van een bericht terug naar de afzender overbrengen dat.
  • Erken: ontvangst van de informatie bevestigen. Bevestiging van ontvangst betekent overeenkomst, maar enkel de ontvangst niet zeggen.
  • Feedback / respons: Nadat de communicatie is ontvangen en begrepen, kan de ontvanger een bericht met gedachten en ideeën over het bericht te verzenden.

Communicatiemethoden

Communicatie methoden omvatten push, pull, en interactieve communicatie:

  • Push: mededeling aan ontvangers, bestaande uit een zender, medium en boodschap. Het is niet noodzakelijk de ontvanger voor het decoderen bereiken. Dit geldt ook voor memo's, e-mails, rapporten, voice mail, enzovoort.
  • Pull: gezocht door de ontvanger informatie. Met andere woorden, de ontvanger actief naar informatie. Dit kan onder meer een teamlid gaat om een ​​intranet te communicatiebeleid of sjablonen te vinden, loopt zoekopdrachten op internet, en het gebruik van online repositories.
  • Interactief: Afzender en ontvanger het uitwisselen van informatie. Dit gebeurt in een gesprek, telefoongesprekken, vergaderingen en dergelijke. Dit is de meest effectieve vorm van communicatie.

De meest voorkomende vorm van interactieve communicatie is vergaderingen. Teams hebben vergaderingen te plannen, communiceren de status, problemen oplossen, beslissingen nemen, verzamel geleerde lessen, en voor een verscheidenheid van andere redenen.