Met behulp van Consistente Referenties

Er zijn veel momenten waarop je het samenstellen van een document dat je nodig hebt om ervoor te zorgen dat bepaalde verwijzingen consistent zijn. Zo kan het nodig zijn om te verwijzen naar een bepaalde tolerantie op een stuk van de machine, en het is absoluut noodzakelijk dat de referenties zijn nauwkeurig en accuraat in het hele document.

Er zijn verschillende manieren waarop u kunt deze situatie met behulp van Word af te handelen. De eerste is om de functie Afdruk samenvoegen gebruiken, een ander is om bladwijzers te gebruiken, de derde is om het zoeken te gebruiken en te vervangen, de vierde is het AutoTekst gebruiken, en het vijfde is het document eigenschappen gebruiken. Als uw document alleen een paar referenties die je nodig hebt om bij te werken wanneer u afdrukt, kunt u het opzetten van het document als samenvoegdocument en gebruik samenvoegen codes op de juiste waarde in te voegen. Op die manier hoeft u alleen de informatie in het samenvoegen van gegevens bestand wijzigen om de verwijzingen in het hele voltooide document nauwkeurig te hebben.

De tweede manier is om bladwijzers te gebruiken. Bij deze methode zou u de volgende stappen uitvoeren:

  1. Op het eerste exemplaar van de referentie, bepalen de waarde of tekst als een bladwijzer. (Definiëren bladwijzers werd volledig in een vorig WordTips besproken.)
  2. Bij het ​​volgende punt waar u dezelfde waarde of tekst nodig hebt, plaatst u een veld door te drukken op Ctrl + F9.
  3. Binnen het gebied, het type REF [boekenlegger], waarbij [boekenlegger] is de naam van de bladwijzer die u hebt gedefinieerd in stap 1.
  4. Herhaal de stappen 2 en 3 voor elk voorkomen van de waarde of tekst.

U zult willen ervoor zorgen dat u uw velden te werken vóór het afdrukken als u de bladwijzer zojuist beschreven methode gebruiken. De derde methode die u kunt gebruiken is om een ​​soort van korte notatie voor de waarden of de tekst die u wilt consequent te zijn beramen. Bijvoorbeeld, zou je bedenken n45 als afkorting voor 45.000. Dan, wanneer je klaar bent met uw document, kunt u zoeken naar alle exemplaren van n45 en vervang het met 45.000.

De vierde methode gaat met behulp van AutoTekst-fragmenten. Wanneer u eerst uw waarde of tekst te gebruiken, toe te wijzen aan een AutoTekst-fragment. (AutoTekst-fragmenten werden in een vorige uitgave van WordTips besproken.) Bijvoorbeeld, kunt u wellicht 45.000 aan de AutoTekst naam n45. Dan, als je typt n45, kunt u F3 drukken en de naam wordt uitgebreid tot het volledige nummer. Om meer flexibiliteit te bieden, kunt u de F3 methode omzeilen en als volgt te werk:

  1. Op het eerste exemplaar van de referentie, definieer de AutoTekst waarde zoals je normaal zou doen.
  2. Bij het ​​volgende punt waar u dezelfde waarde of tekst nodig hebt, plaatst u een veld door te drukken op Ctrl + F9.
  3. Binnen het gebied, het type AUTOTEXT [naam], waarbij [naam] is de naam van het AutoTekst-fragment dat u hebt gedefinieerd in stap 1.
  4. Herhaal de stappen 2 en 3 voor elk voorkomen van de waarde of tekst.

U zult merken dat deze reeks stappen is zeer vergelijkbaar met de bladwijzer methode. Het voordeel van AutoTekst op deze manier is dat het gemakkelijk kan worden bijgewerkt. Verander eenvoudig het AutoTekst-fragment, uw velden te werken, en alle exemplaren worden automatisch gewijzigd in het hele document. Als u de F3 aanpak gebruiken, uw AutoTekst-fragment kan niet automatisch worden bijgewerkt.

De vijfde (en laatste) methode is gebaseerd op het gebruik van document eigenschappen. De meeste Word-gebruikers weten dat Woord onderhoudt een reeks eigenschappen voor uw documenten. Deze eigenschappen zijn onder andere zaken als de grootte van het document, de laatste keer werd bijgewerkt, en dergelijke. U kunt ook aangepaste eigenschappen die fungeren als variabelen voor uw document te definiëren. Als u een aangepaste woning te definiëren, als volgt te werk:

  1. Kies de optie Eigenschappen in het menu Bestand. Dit toont het dialoogvenster Eigenschappen.
  2. Klik op het tabblad Aangepast. (Zie figuur 1.)

    Met behulp van Consistente Referenties

    Figuur 1. Het tabblad Aangepast van het dialoogvenster Eigenschappen.

  3. In het veld Naam de naam die u wilt koppelen aan deze eigenschap. Dit is de naam die je later gebruiken om te verwijzen naar het onroerend goed in uw document.
  4. In het veld Type selecteert het type woning dat u maakt.
  5. In het veld Waarde, geeft u de waarde van het onroerend goed.
  6. Klik op de knop Toevoegen. Het nieuwe pand wordt in de lijst van eigenschappen in het dialoogvenster.
  7. Klik op OK om het dialoogvenster Eigenschappen te sluiten.

Nu bent u klaar om het nieuwe document eigendom te gebruiken binnen uw document. Dit doe je op dezelfde manier als je bladwijzers en AutoTekst-fragmenten gebruiken voor dit zelfde doel.

  1. Plaats de cursor op het punt waar u wilt dat de verwijzing naar verschijnen.
  2. Plaats een veld door te drukken op Ctrl + F9.
  3. Binnen het gebied, het type DOCPROPERTY [naam], waarbij [naam] is de naam van het pand document dat u eerder gedefinieerd.
  4. Herhaal stap 1 tot 3 voor elk optreden van de waarde of tekst.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (15) is van toepassing op Microsoft Word 97, 2000, 2002, en 2003.