Hoe een Operations Management Project Lead

Succesvolle operations management projecten vereisen een leider die een aantal mensen uit verschillende organisaties met verschillende doelstellingen en vaardigheden kunnen coördineren. Maar ze moeten samenwerken aan hetzelfde doel om het project te voltooien.

Ontwikkel een projectvoorstel met een team

Een gemeenschappelijke visie lijnt de inspanningen van de mensen die gaan om het project uit te voeren. Een manier om iedereen op dezelfde pagina is om een ​​projectvoorstel vroeg op het ontwikkelen en verfijnen van het samen in de tijd. Het projectvoorstel dient de volgende elementen:

  • Doel verklaring: Dit is een high-level beschrijving van het project en zijn doelstellingen. Zie het als de 30-seconden elevator pitch om uw project te verkopen. Zij moeten onder andere dit soort van de inhoud:

    • Een verklaring van de zakelijke mogelijkheden - waarom je doet dit project
    • Doelstellingen van het project
    • Verwachte voordelen in rangorde
  • Scope: Dit omvat wat het project moet insluiten en uitsluiten.
  • Eindprestaties niet in scope genoemd.
  • Ruwe schatting van de kosten en de timing: Een onderneming kan andere specifieke statistieken, zoals netto contante waarde, intern rendement, terugverdientijd, en ga zo maar door vereisen.
  • Stakeholder analyse:
  • Commandostructuur voor het projectteam en de klant.
  • Kritische veronderstellingen: Potentieel kritische obstakels en de gevolgen van de geschonden aannames.

Schrijf het voorstel voor het gehele project als u van plan bent eigenlijk het invullen ervan. En gebruik maken van een cross-functioneel team van experts om het te ontwikkelen. Het team in een kamer vergrendeling voor een paar dagen om te schrijven de eerste pas levert vaak de beste resultaten.

Communiceren met belanghebbenden

Een stakeholder is iedereen met een belang bij de uitkomst van een project of initiatief, met inbegrip van iedereen die een project kan stoppen. Belanghebbenden kunnen intern of extern zijn. Interne stakeholders kan ook uw executive sponsors, uw project teamleden en functionele managers die teamleden.

Belangrijkste leveranciers kunnen ook intern of extern worden beschouwd voor diverse doeleinden, afhankelijk van hoe essentieel hun deelname is en hoe dicht je tussen bedrijven relatie is. Externe publieke stakeholders zijn onder niet-gouvernementele organisaties, gemeenschappen en verschillende overheidsinstanties.

Het identificeren van stakeholders en met hen te communiceren op een regelmatige basis is van cruciaal belang om succesvol projectmanagement. Als u regelmatig communiceren met stakeholders en ze zijn tevreden met de prestaties van een project, dan zijn ze minder kans op rellen als er glitches, of als het te laat of boven budget.

Een van de eerste taken van een project manager is om een ​​communicatieplan op te stellen. Om dit te doen, een lijst van uw stakeholders, hun organisatie, wat je nodig hebt om ze te communiceren, hoe vaak, en met welke middelen.

Hoe een Operations Management Project Lead

Houd belanghebbenden in de loop

Een van de grootste problemen die je gezicht is het beheren van uw stakeholders en hun managers. Dit geldt met name voor uw klanten. Dus krijgen ze allemaal vroeg betrokken. Deze personen dienen af te tekenen op het projectvoorstel. Anders, uw kansen om de klant te behagen zijn in wezen nul.

Je moet ook regelmatig communiceren met belanghebbenden om verwachtingen te managen en misverstanden te voorkomen. Je nodig hebt om formele documentatie te wisselen, omdat het laat een papieren spoor als misverstanden voorkomen, met name met betrekking tot scope creep.

Maar maak je geen telefoon en / of in-persoon communicatie te verlaten omdat deze traditionele platformen toestaan ​​om bepaalde problemen te benadrukken en te verduidelijken dat is moeilijk te bereiken op de schriftelijke pagina.

Frequente voortgangsrapportages zijn ook essentieel. De mate van detail in je status rapporten afhankelijk van de grootte van het project en de voorkeuren van de belanghebbenden in kwestie. Bovendien kunt u een aantal externe stakeholders anders beheren van anderen.

In middelgrote consulting projecten (ongeveer $ 200.000 tot $ 1.000.000 van het werk), kan een wekelijks verslag vier elementen bevatten:

  1. Wat hebben wij te bereiken van de voorafgaande week?
  2. Wat hebben we van plan om de komende week te bereiken?
  3. Welke obstakels staan ​​in de weg van de voltooiing van het project, in het bijzonder voor deze volgende week?
  4. Hoe ver zijn we in het project ten opzichte van waar we naar verwachting?

Typisch, het beantwoorden van deze vier vragen is voldoende om de klant in de lus te houden en om te gaan met de meest dringende potentiële problemen.

Hoe het team te beheren

Managen van een team van medewerkers of andere vormen van doeners in een project is net als het beheren van andere vormen van belanghebbenden. Upfront participatie en frequente communicatie gaan een lange weg op de weg naar succesvolle resultaten. En het is van cruciaal belang om kristalheldere verantwoordelijkheden vooraf vast te stellen.

Met een goedgekeurde projectvoorstel in de hand, kunt u het project rollen te krijgen door het verspreiden van het voorstel om alle potentiële teamleden samen met een RACI-model (RAM). Deliverables om mensen toe te wijzen op basis van deze vier categorieën:

  • Verantwoordelijk: Deze mensen het werk doen om de activiteit te voltooien. Tenminste één R moet worden toegewezen aan elke activiteit. Vaak zul je meer hebben.
  • Verantwoording: Deze mensen moeten om af te tekenen op het werk van de mensen die verantwoordelijk zijn voor het invullen ervan. Je moet precies een A per taak hebben. Een persoon kan zowel een R en A op een taak.
  • Geraadpleegd: Dit zijn mensen die worden geraadpleegd moet. Typisch, ze zocht voor deskundig advies over de activiteit of dat ze verantwoordelijk zijn voor verwante activiteiten in het project.
  • De hoogte: Dit zijn mensen die moeten worden geïnformeerd op een permanente basis over het project.

Projectmanagers soms noemen een RAM een RACI matrix vanwege de initialen gebruikt in de matrix in te vullen.

Zorg ervoor dat u deze documenten te distribueren naar ten minste de mensen met een R, A of C naast hun naam. Geen individu moet meer dan één letter naast zijn of haar naam voor een bepaalde taak, hebben behalve misschien RA.

Er moet ook een strakke correspondentie tussen de belanghebbenden, de communicatie-matrix, en het RAM-matrix zijn. Met andere woorden, als de stakeholders opdagen op een grafiek, ze moeten laten zien op hen beiden.

Hoe een Operations Management Project Lead