Het uitvoeren van effectieve zakelijke bijeenkomsten

Elk bedrijf, of het heeft 2 werknemers of 2000, heeft vergaderingen als een vast onderdeel van het krijgen van dingen gedaan. Hoewel medewerkers met elkaar kunnen communiceren in een organisatie op veel verschillende manieren, zakelijke bijeenkomsten - als ze op de juiste manier worden uitgevoerd - kan ongelooflijk effectief en efficiënt zijn.

Bijeenkomsten zijn niet alleen een van de belangrijkste manieren om medewerkers te communiceren binnen organisaties, maar ze zijn ook de manier waarop teams hun werk gedaan. Hoewel individuele teamleden werken aan taken buiten vergadering, teamvergaderingen geven leden de mogelijkheid om samen te komen om de doelstellingen van het team, haar plannen voor het realiseren van haar doelstellingen, en wie bepaalt wat zal doen - en wanneer.

Neem een ​​goede blik op wat maakt vergaderingen aankruisen en uit te vinden hoe ze beter zakelijke bijeenkomsten te voeren.

Het goede nieuws (en de slechte) over vergaderingen

We hebben al meer dan ons deel van zowel goede als slechte vergaderingen meegemaakt. Wat maakt dat sommige vergaderingen geweldig, terwijl anderen zijn gewoon de pits?

Werknemers profiteren op verschillende manieren wanneer een vergadering is goed beheerd. Hier is het goede nieuws over zakelijke bijeenkomsten die in deze categorie vallen:

  • Vergaderingen worden empowerment.
  • Vergaderingen zijn een geweldige manier om te communiceren.
  • Vergaderingen Ootwikkeling vaardigheden en leiderschap.
  • Vergaderingen worden moreelverhogende.

Helaas, vergaderingen zijn gevoelig in niet-productieve valkuilen te vallen. Hier is de negatieve kant van de vergaderingen:

  • Vergaderingen kunnen geen focus.
  • Bedrijven hebben te veel vergaderingen.
  • Aanwezigen kunnen onvoorbereid zijn.
  • De meeste vergadering tijd wordt verspild.

Hoewel dit slechte nieuws lijkt misschien somber, is er hoop. Voor elk van deze problemen, en de vele andere soorten problemen die vaak pest vergaderingen, oplossingen beschikbaar. U hoeft enkel open voor het veranderen van de manier waarop vergaderingen worden uitgevoerd in uw organisatie te zijn. Je kan het zelfs nodig een leidende rol op zich te nemen, indien nodig, om uw vergaderingen beter werken.

Acht manieren om vergaderingen beter te maken

Iedereen heeft geleden door veel te veel vergaderingen die nam veel te veel tijd en bereikt veel te weinig. Helaas heeft deze trieste gang van zaken zo vaak gebeurd, dat vind je jezelf steeds gevoelloos aan het feit dat uw vergaderingen zijn niet zo goed als ze zouden moeten zijn - en het zou kunnen zijn, als je gewoon had een manier om ze op te lossen.

Altijd hulp bij de hand! U kunt uw vergaderingen beter te maken, en je hoeft niet naar vergaderingen die weinig of niets te volbrengen tolereren. De kracht in je is, of u nu een vergadering leider of een deelnemer. Wil je weten hoe? Hier zijn een aantal beproefde technieken om ervoor te zorgen betere zakelijke bijeenkomsten:

  • Wees voorbereid. Vergaderingen zijn werk, dus, net als in elke andere beroepsactiviteit, hoe beter je voorbereid bent voor hen, hoe beter de resultaten die u kunt verwachten.
  • Heb je al een agenda Een agenda -. ​​Een lijst van de onderwerpen in de loop van een vergadering worden gedekt - kan een cruciale rol spelen in het succes van een vergadering. Het toont de deelnemers waar ze naartoe gaan, maar het is vervolgens aan de deelnemers om erachter te komen hoe er te komen. Zorg ervoor dat u de agenda en eventuele prework vooraf te verdelen. Door het verspreiden van de agenda en prework vóór de vergadering, kunnen de deelnemers voor te bereiden op de komende tijd vergadering. Als gevolg daarvan zullen ze onmiddellijk worden betrokken bij het bedrijf van de vergadering, en ze zullen veel minder tijd in de hele vergadering te verspillen.
  • Op tijd beginnen en eindigen op tijd. Iedereen heeft geleden door bijeenkomsten die waybeyond ging de geplande eindtijd. Die situatie zou fijn zijn als niemand iets anders te doen op het werk gehad. Maar in deze dagen van sneller en flexibeler organisaties, iedereen heeft altijd genoeg werk op de to-do lijst. Als u de lengte van de vergadering aan te kondigen en dan hou je eraan, zal minder deelnemers blijven kijken op hun horloge, en meer deelnemers zal een actieve rol in uw vergaderingen.
  • Hebben minder (maar beter) bijeenkomsten. Bel een vergadering alleen als het absoluut noodzakelijk is. Voordat u een vergadering bijeen te roepen, vraag jezelf af of je je doel kunt bereiken op een andere manier, misschien door een een-op-een gesprek met iemand in uw organisatie, een telefonische conference call, of een eenvoudige uitwisseling van e-mail. Als je het aantal vergaderingen heb je door ervoor te zorgen om hun kwaliteit te verbeteren.
  • Omvatten, in plaats van uit te sluiten. De vergaderingen zijn slechts zo goed als de ideeën die de deelnemers naar voren brengen. Goede ideeën kunnen komen van iemand in een organisatie, niet alleen haar managers. Roy Disney, vice-voorzitter van de Walt Disney Company, vertelt een mooi verhaal dat dit punt illustreert perfect. Zegt Disney, "Er is een oud verhaal over Walt uit de vroege dagen toen we het maken van korte onderwerpen -. Eigenlijk gewoon een verzameling gags Elke week, Walt had een prop wedstrijd, en iedereen was vrij in te voeren - de winnaar kreeg $ 5, die was een hoop geld tijdens de Depressie. En wie bleef winnen, week na week? De conciërge. U ziet, het gaat niet om wie de baas is. Het gaat over wie heeft de beste ideeën. "
  • Behouden de focus. Vergaderingen kunnen gemakkelijk off track en blijf off track. Het resultaat? Vergaderingen niet hun doelen te bereiken. Bijeenkomst leiders en deelnemers moeten actief werken aan bijeenkomsten gericht op de agenda te houden. Onderwerpen moeten niet de resultaten van de laatste voetbalwedstrijd, of die had een lunch met wie, of wie er rijdt dat glimmende nieuwe Porsche bevatten. Wanneer zie je de vergadering drifting off track, spreken en duw de andere aanwezigen om het weer op scherp te krijgen.
  • Vastleggen en toewijzen actiepunten. Tenzij ze puur worden gehouden om informatie te communiceren, of voor andere speciale doeleinden, de meeste vergaderingen resulteren in actie items, taken en andere opdrachten voor een of meer deelnemers. Ga er niet vanuit dat alle deelnemers gaan hun opdrachten ter harte te nemen en vergeet niet alle details. In plaats daarvan, er zeker van zijn dat iemand heeft overeenstemming bereikt over de taak van het bijhouden van te nemen. Onmiddellijk na de vergadering, een samenvatting van de resultaten van de bijeenkomst, evenals opdrachten en tijdlijnen, en e-mail een kopie van deze samenvatting aan alle aanwezigen.
  • Feedback te krijgen. Elke ontmoeting heeft ruimte voor verbetering. Zorg ervoor dat u feedback vragen van aanwezigen op de vergadering over hoe de vergadering goed voor hen ging - en hoe het mis ging. Was de vergadering te lang? Wist één persoon domineren de discussie? Waren de deelnemers onvoorbereid? Waren de onderwerpen op de agenda onduidelijk? Wat ook de problemen, kunt u ze niet repareren als je niet weten over hen. U kunt een eenvoudig formulier gebruiken om feedback te vragen, of u kunt gewoon informeel spreken met de aanwezigen na de vergadering om hun input te krijgen.