Het creëren van een papierloze kantoor

Bent u moe van het kijken rond uw kantoor en het zien van niets, maar stapels papieren, over stromend archiefkasten, en verloren facturen? Als dat zo is er iets dat je kunt doen om te helpen orde te scheppen in de chaos. Het enige wat u hoeft te doen is te gaan papierloos. Het creëren van een papierloos kantoor, terwijl een enigszins langdurig proces, is niet zo moeilijk. Het enige wat u hoeft te doen is gebruik maken van wat creativiteit, tonen een beetje doorzettingsvermogen en volg deze richtlijnen.

  • Het kost tijd. Voordat u begint met het maken van een papierloos kantoor, moet je eerst begrijpen dat het een proces is. Als een proces het is iets dat tijd zal duren. Het is niet iets dat je kunt doen in één dag. Afhankelijk van de grootte van uw kantoor, en hoeveel tijd je daaraan te wijden, dit is een project dat kan tot een maand of meer. Door deze, te beginnen met kleine stapjes, en bereiken een deel van het totale project voordat je verplaatsen naar de volgende.
  • Gebruik PDF's als dat mogelijk is. Wanneer u een e-mail, facturen, rekeningen, van papier of andere voorwerpen die moeten gered worden ontvangen, daarna scannen naar een PDF-bestand. Deze bestanden zullen een digitale kopie van het origineel te houden, waardoor de noodzaak voor een papieren kopie van uw bestanden, en kunt u een ander uit te printen als je dat nodig vindt. Het beste is om mail te converteren naar PDF zodra het binnenkomt, en werk je weg terug door je bestanden als je kunt.
  • Dump de fax. Er zijn online diensten die u kunt gebruiken voor het verzenden en ontvangen van faxen. Dit zal de behoefte elimineren voor u uit te printen items, alleen om opnieuw te worden opgeslagen als PDF. Bovendien zijn deze services kunt u rechtstreeks verzenden en ontvangen van de fax vanaf uw computer, waardoor het verhogen van uw algehele efficiëntie.
  • Factuur online. Als u bellen of betalingen te ontvangen (zoals de meeste bedrijven doen) waarom dan niet zo veel van het werk te doen online als je kan? Dit proces bespaart u de tijd van het hebben van te lopen naar de bank, maar ook kan helpen de snelheid van uw facturatie proces, helpen voorkomen verloren facturen, en ga zo maar door.
  • Een back-up van alles. Wanneer u geen papier te beginnen, moet u er zeker van zijn dat je weer alles op. Als het mogelijk is, moet u een back-up van alles op een dagelijkse basis. Gebruik items zoals externe harde schijven, cd's, dvd's, of een ander proces om uw gegevens back-up. Dit is belangrijk omdat het zal u helpen voorkomen dat het verliezen van al uw gegevens in het geval dat er iets ongelukkige gebeurt.