Het beperken van Entry van Namen

Met behulp van Excel voor het invoeren van gegevens is heel gewoon. Wanneer u gegevens invoeren, kunt u beperken wat kan in een bepaalde cel worden geplaatst. Bijvoorbeeld, zou u kunnen werken aan een werknemer register, en je moet ervoor zorgen dat u alleen de naam van elke werknemer voert een enkele keer in het werkblad.

Een manier om dit probleem te benaderen is om een ​​lijst van toegestane namen te creëren, hetzij op een ander werkblad of op een andere plaats op hetzelfde werkblad. Geef deze lijst met namen een gedefinieerde naam, zoals ValidNames. Volg dan deze stappen:

  1. Kies de cellen waar u wordt het invoeren van namen van werknemers; degene waar u wilt ervoor zorgen dat u alleen elke naam in te voeren een keer. (Voor dit voorbeeld, laten we aannemen dat u de cellen A1 selecteren:. A10)
  2. Kies Validatie van het menu Data. Excel toont het dialoogvenster Gegevensvalidatie doos.
  3. Zorg ervoor dat het tabblad Instellingen wordt weergegeven. (Zie figuur 1.)

    Het beperken van Entry van Namen

    Figuur 1. Het tabblad Instellingen van het dialoogvenster Gegevensvalidatie doos.

  4. In Laat keuzelijst, kies Aangepast.
  5. In de Formule doos (die verschijnt wanneer u stap 4), voert u de volgende formule:

= EN (AANTAL.ALS (ValidNames, A1) = 1, AANTAL.ALS ($ A $ 1: $ A $ 10, A1) = 1)

  • Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Deze validatie formule werkt omdat het controleert de input range (A1: A10) en zorgt ervoor dat er niet meer dan een naam uit de lijst ValidNames verschijnt daar. Er zijn vele andere variaties op deze specifieke formule die kan worden gebruikt omdat Excel biedt wel veel verschillende manieren om dezelfde taak. Een voorbeeld van een alternatieve formule methode wordt geboden in de Microsoft Knowledge Base:

http://support.microsoft.com/kb/213185

Terwijl de Knowledge Base-artikel is specifiek voor Excel 2000, zal de formule die aan de basis ligt van het artikel (stap 7) werken prima in andere versies van Excel.

Deze formule-methoden werken geweldig als je aan het typen bent namen in uw inbreng lijst. Als u in plaats daarvan de voorkeur aan een drop-down lijst gebruiken om namen te kiezen, is er een gelikte methode gepresenteerd op deze webpagina:

http://www.contextures.com/xlDataVal03.html

Wat maakt het glad is dat de drop-down lijst is dynamisch. Bijvoorbeeld, wanneer u een naam in één cel te gaan selecteren, wordt die naam verwijderd uit de keuzelijst gebruikt om namen in andere cellen te selecteren. Heel mooi.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2751) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vindt u hier: Het beperken van Entry van Namen.