Het belang van een financiële Paper Trail

Goed voor de financiën van een bedrijf is alles over het maken van een nauwkeurige papieren spoor. U wilt volgen van de financiële transacties van al uw bedrijf, zodat als er een vraag komt op een later tijdstip, kunt u zich wenden tot de boeken om erachter te komen wat er mis ging.

Een nauwkeurige papieren spoor is de enige manier om uw financiële successen volgen en bekijk uw financiële mislukkingen, een taak die is van vitaal belang om uw bedrijf te laten groeien. Je moet weten wat werkt met succes, zodat je het kan herhalen in de toekomst en bouwen op uw succes. Aan de andere kant, moet je weten wat mislukte, zodat u kunt corrigeren en voorkomen dat dezelfde fout opnieuw.

Alle financiële transacties van uw bedrijf zijn samengevat in het grootboek en dagboeken bijhouden van de kleinste details van elke transactie. U kunt uw informatie verzamelen effectiever met behulp van een geautomatiseerd boekhoudsysteem, dat geeft u toegang tot uw financiële gegevens in veel verschillende formaten. Controlling die dit financiële informatie aangaat uw boeken en wie toegang heeft tot het achteraf is slim bedrijf en het gaat om kritische planning van uw kant.

Het handhaven van een grootboek

De grootvader van uw boekhouding is het grootboek. In dit grootboek, houdt u een overzicht van al uw rekeningen en de financiële activiteiten die plaatsvinden in verband met deze rekeningen gedurende het hele jaar duurde.

Je putten uit samenvattingen van de General Ledger account om uw financiële rapportages op maand-, kwartaal- of jaarbasis ontwikkelen. U kunt ook gebruik maken van deze samenvattingen houden aan de interne rapporten die u helpen om belangrijke zakelijke beslissingen te ontwikkelen.

Het houden van tijdschriften

Kleine bedrijven voeren honderden, zo niet duizenden, van transacties per jaar. Als elke transactie in het grootboek werden gehouden, zou dat record log en moeilijk te gebruiken zijn. In plaats daarvan, de meeste bedrijven houden een reeks van tijdschriften die detail activiteit in hun meest actieve accounts.

Bijvoorbeeld, bijna elk bedrijf heeft een Kasontvangsten Journal waarin de details voor alle inkomende kasstromen en een kasuitgaven Journal waarin de details voor alle uitgaande contant geld te houden te houden. Andere tijdschriften kunt detail verkopen, aankopen, klanten accounts, vendor rekeningen, en alle andere belangrijke accounts die significante activiteit te zien.

U bepaalt zelf welke accounts u wilt tijdschriften maken voor op basis van uw bedrijfsvoering en uw behoefte aan informatie over belangrijke financiële transacties.

Overweeg de automatisering

Veel bedrijven maken gebruik van vandaag geautomatiseerde boekhoudsystemen om hun boeken te houden. Je zou kunnen overwegen het gebruik van een van deze systemen in plaats van te proberen om uw boeken op papier te houden. U vindt uw boekhouding kost minder tijd en is waarschijnlijk nauwkeuriger met een geautomatiseerd systeem.

Naast het vergroten van de nauwkeurigheid en het snijden van de tijd die het kost om uw boekhouding te doen, geautomatiseerde boekhoudsysteem maakt ook het ontwerpen van rapporten eenvoudiger. Deze rapporten kunnen vervolgens worden gebruikt om te helpen zakelijke beslissingen. Uw geautomatiseerde boekhoudsysteem slaat gedetailleerde informatie over elke transactie, zodat u kunt groeperen die detail op welke manier dat uw besluitvorming kan helpen.

Het instellen van interne controles

Elke ondernemer moet worden betrokken bij het houden van een strenge controle op bedrijf geld en hoe het gebruikt wordt. Een manier om deze controle in te stellen is door het plaatsen van interne beperkingen op die toegang heeft tot informatie in te voeren in uw boeken en wie toegang heeft die nodig zijn om die informatie te gebruiken.

Je moet ook zorgvuldig te controleren die het vermogen heeft om kasontvangsten en wie heeft de mogelijkheid om contant geld van uw bedrijf betalen accepteren. Scheiden van taken adequaat helpt u de activa van uw bedrijf te beschermen tegen fouten, diefstal en fraude.