Het begin van een Mail Merge

Word bevat een zeer krachtige functie Afdruk samenvoegen. Om te profiteren van deze functie, moet u een van de belangrijkste document te maken. Dit document is het? Template? of? boilerplate? voor uw voltooide document. Het omvat alles Woord moet het afgewerkte document te maken, met inbegrip van tijdelijke aanduidingen voor de gegevens die Woord uittreksels uit een gegevensbestand.

Een e-mail merge document is niet compleet, maar totdat je ook hebt opgegeven een gegevensbestand dat u wilt koppelen aan het hoofddocument. Om uw belangrijkste samenvoegdocument maken en een gegevensbron hechten aan het, als volgt te werk:

  1. Als u wilt een bestaand document gebruiken als de basis voor uw samenvoegbewerking, laadt dat document van de schijf.
  2. Klik op het tabblad Mailings van het lint.
  3. In het Start Mail Merge groep, klikt u op de Start Afdruk samenvoegen tool. Word wordt een lijst met opties die u kunt selecteren.
  4. Klik op de Stapsgewijze Afdruk samenvoegen optie Wizard, aan de onderkant van de lijst. Het woord geeft het taakvenster Afdruk samenvoegen op de rechterkant van het scherm.
  5. Uit de lijst met beschikbare soorten documenten verstrekt in het taakvenster, kies degene die het meest overeenkomt met het type document dat u wilt maken. In de meeste gevallen zult u kiest Letter, maar je kunt ook een van de andere opties kiezen.
  6. Aan de onderkant van het taakvenster, klikt u op Volgende: vanaf Document. De wizard? S volgende stap wordt weergegeven in het taakvenster.
  7. Geef aan wat u wilt gebruiken als u begint document voor de samenvoegbewerking. Als u een document openen hebben (zoals die in stap 1 genoemd), moet u kiezen Gebruik het huidige document. U kunt een van de andere opties kiezen (starten van een sjabloon en starten vanaf bestaand document) als ze meer geschikt voor wat je doet.
  8. Aan de onderkant van het taakvenster, klikt u op Volgende: Selecteer Ontvangers. De wizard? S volgende stap wordt weergegeven in het taakvenster.
  9. Geef aan waar u wilt dat de samenvoeging van gegevens te komen van. Als u al de lijst in een bestand op schijf van elk type, kun je de standaard van Een bestaande lijst gebruiken. U kunt ook kiezen voor een keuze uit de Outlook-contactpersonen of typ een nieuwe lijst.
  10. Aan de onderkant van het taakvenster, klikt u op Volgende: Uw brief schrijven. Als je ervoor kiest Een bestaande lijst gebruiken in de vorige stap, Woord wordt het dialoogvenster Gegevensbron selecteren. Dit dialoogvenster is zeer vergelijkbaar met een standaard dialoogvenster Openen.
  11. Met behulp van de regelaars in het dialoogvenster Gegevensbron selecteren, zoekt u het bestand dat u wilt gebruiken voor uw gegevensbron en klik op Openen. Het woord geeft het dialoogvenster Geadresseerden Mail Merge doos.
  12. Gebruik het dialoogvenster Geadresseerden Mail Merge doos om wijzigingen in die gegevens moeten worden gebruikt bij het samenvoegen en de volgorde waarin de records worden samengevoegd te wijzigen maken. Wanneer voltooid, klikt u op OK. De informatie in het taakvenster is volgens uw keuzes met betrekking tot de gegevensbron weerspiegelen.
  13. Aan de onderkant van het taakvenster, klikt u op Volgende: Uw brief schrijven. (Ja, dit is het zelfde ding u hebt geklikt in stap 10. Ga figuur.)

Op dit punt, bent u klaar om te wijzigen of typ uw belangrijkste document. Je vindt onder meer samenvoegvelden in het document die aangeven waar u wilt dat de gegevens van uw gegevensbestand te verschijnen.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (5965) is van toepassing op Microsoft Word 2007 en 2010. U kunt een versie van deze tip voor de oudere menu-interface van Word hier vinden: Het begin van een Mail Merge.