Herkennen van een rij met koptekst wanneer sorteren

Er zijn twee manieren om informatie te sorteren in Excel: met behulp van de Oplopend sorteren en Aflopend sorteren gereedschappen op de werkbalk of via het dialoogvenster Sorteren. Met behulp van de werkbalk gereedschappen kunt u het soort sneller doen, maar Excel maakt een paar aannames in het proces.

Eerste, Excel ervan uit dat u wilt sorteren op de kolom van welke cel die u hebt geselecteerd. Als u wilt secundaire en tertiaire soorten uit te voeren op meer dan één kolom (of rij), moet u het dialoogvenster Sorteren te gebruiken.

De tweede aanname beïnvloedt precies wat Excel soorten. Als je een enkele cel geselecteerd, Excel breidt de selectie om een bereik te selecteren (net als op Ctrl + Shift + 8) begrensd door een of meer lege kolommen en rijen. Vervolgens worden de eerste rij in het geselecteerde bereik te bepalen of het header informatie bevat of niet.

Dit is waar het sorteren met de werkbalk gereedschappen kan lastig-header worden (ervan uitgaande dat je er een hebt) moet voldoen aan een aantal nogal strikte richtlijnen om voor Excel om het te herkennen als een header. Bijvoorbeeld, als er geen lege cellen in de kopregel, kan Excel denken dat het niet een kopbal. Evenzo, als de kopregel hetzelfde als de andere rijen in het gegevensbereik wordt geformatteerd, kan niet herkennen. Als goed, als uw gegevens tafel bestaat volledig uit tekst en uw header rij bevat niets anders dan de tekst, zal Excel-vrijwel alle tijd-niet aan de kopregel herkennen. (De rij ziet er net als een andere rij gegevens naar Excel.)

Pas na het bereik selecteren en bepalen of er een header rij Excel doen de eigenlijke sorteren. Hoe tevreden bent u met het resultaat hangt af van de vraag of Excel kreeg zowel de keuze van het bereik en de kopregel bepaling recht. Bijvoorbeeld, als Excel niet denkt dat je een header rij, en je dat doet, dan is uw header wordt gesorteerd in het lichaam van de gegevens; Dit is over het algemeen een slechte zaak.

Om ervoor te zorgen dat uw gegevens scala correct wordt herkend, gebruikt u de Ctrl + Shift + 8 snelkoppeling om te zien wat Excel selecteert; dit is wat gerangschikt zal worden. Als het niet aan uw verwachtingen, dan moet je ofwel wijzigen het karakter van de gegevens in uw tafel, of je nodig hebt om de gegevens bereik te selecteren voordat u het dialoogvenster Sorteren.

Om ervoor te zorgen dat uw rubriek correct wordt herkend, gebruikt u de Ctrl + Shift + 8 snelkoppeling naar de gegevens bereik te selecteren, kijk dan naar de eerste rij. Als uw header heeft lege cellen onder degenen geselecteerd in de eerste rij, of de eerste rij wordt geformatteerd net als de tweede rij, of als u meer dan één kopregel geselecteerd, dan Excel ervan uitgegaan dat u geen kopregel helemaal. Om dit te corrigeren, wijzigingen aanbrengen in je kopregel om ervoor te zorgen dat het goed is herkend door Excel.

Ten slotte kan alle weddenschappen zijn uitgeschakeld als uw gegevens tafel maakt gebruik van multi-rij headers. Excel heeft een harde tijd ze te herkennen. U verergeren het probleem als je verwacht dat het lege rijen in die header op te nemen; hij kan het gewoon niet automatisch doen. U kunt echter, selecteert u alle rijen die u wilt sorteren voordat het doen van de soort. Met andere woorden, specifiek in wat je wilt Excel te sorteren; laat Excel maken de aannames voor u.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2586) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) hier vinden: het herkennen van een rij met koptekst bij het sorteren.