Grafieken voor Extra gegevens automatisch bijwerken

Excel schijnt in het draaien van uw gegevens in grafieken-grafische weergaven van uw gegevens. U kunt een grafiek op basis van een reeks gegevens in een werkblad gemakkelijk te maken. Normaal gesproken, als je extra gegevens toevoegen aan uw assortiment, zal je nodig hebt om opnieuw te maken van de grafiek of in het beste geval veranderen het cellenbereik waarop de grafiek is gebaseerd.

Als je moe bent van het wijzigen van grafieken om te verwijzen naar nieuwe data reeksen te krijgen, zijn er een paar snelkoppelingen die u kunt uitproberen. De eerste snelkoppeling werkt prima als je gewoon nodig om "fine-tunen" het bereik gebruikt in een grafiek. (Deze aanpak werkt alleen als de grafiek is op object op hetzelfde werkblad dat de gegevens waarop de grafiek is gebaseerd bevat.) Volg deze stappen:

  1. Voer eventuele nieuwe gegevens naar de tafel waarop de grafiek is gebaseerd.
  2. Selecteer alle cellen die u zojuist hebt ingevoerd.
  3. Klik ergens op de selectie rand rond de cellen. (Klik niet op de vulgreep.)
  4. Sleep de selectie naar de grafiek en zet het op de kaart.

Dat is het-Excel bevat de nieuwe gegevens direct in de bestaande grafiek, glad als een fluitje.

Een andere benadering is om nieuwe gegevens toevoegen aan het bereik eind, maar ergens binnen het bereik. Zo kan je een aantal gegevens die een periode vertegenwoordigt, zoals 11/1 hebben door middel van 11/13, en je een grafiek op basis van die data te creëren. Als u nieuwe gegevens toe te voegen aan het einde van de reeks (na 11/13), dan is Excel niet weet dat je wilt deze items toegevoegd aan de grafiek.

In plaats daarvan, plaatst u een aantal lege rijen ergens binnen het gegevensbereik; het maakt niet uit waar, zolang de record 11/13 onder de toegevoegde rijen. Vervolgens kunt u de nieuwe gegevens in de nieuwe rijen, en de grafiek wordt automatisch bijgewerkt met de gegevens bevatten.

Een nadeel van deze benadering is natuurlijk dat de ingevoegde gegevens buiten werking in vergelijking met de algemene structuur van de gegevenstabel. Het is interessant om op te merken dat voor sommige soorten data-zoals die op basis van data-Excel zal automatisch de gegevens te sorteren op datum als het presenteert deze in de grafiek, maar niet in de data tabel zelf. U kunt altijd gebruik maken van Excel soort functie om de gegevens opnieuw te ordenen in de tabel, alles zonder dat wat wordt weergegeven in de grafiek.

Nog een andere benadering is om een ​​"dynamisch bereik". Deze aanpak werkt goed als de gegevens variëren u in kaart te brengen is de enige gegevens op het werkblad. Volg deze stappen:

  1. Creëer uw gegevens tafel zoals je normaal zou doen. (Om het eenvoudig te houden, gaan we ervan uit dat u het maken van een twee-koloms tabel met gegevens, in de kolommen A en B, dat je dan een diagram wilt maken.)
  2. Maak uw grafiek, zoals gewenst.
  3. Met het werkblad zichtbaar is, klikt u op Invoegen | Naam | Definieer de Define Naam dialoogvenster weer te geven. (Zie figuur 1.)

    Grafieken voor Extra gegevens automatisch bijwerken

    Figuur 1. De Naam bepalen dialoogvenster.

  4. In de Namen in werkmap of Naam veld (afhankelijk van uw versie van Excel) voert u een naam die zal verwijzen naar de gegevens in kolom A.
  5. In het betrekking op het gezichtsveld, voert u de volgende formule. Je moet de naam van het blad en het begin van cel veranderen (in dit geval $ A $ 2), als dat nodig is. Als je het begin van cel veranderen, moet je ook veranderen het laatste deel van de formule (-1) aan één minder dan het rijnummer van de beginnende cel. Dus, als je het begin cel $ A $ 5 te wijzigen, moet u het laatste deel van de formule te wijzigen tot -4.

    = VERSCHUIVING (Blad1 $ A $ 2,0,0, AANTALARG (Blad1 $ A:! $ A) -1)
  6. Klik op Toevoegen. Excel maakt de naam en associeert het met de formule die u hebt ingevoerd. Het dialoogvenster Naam bepalen doos moet nog steeds zichtbaar zijn, met de nieuw gedefinieerde naam vermeld.
  7. In de Namen in werkmap of Naam veld (afhankelijk van uw versie van Excel) voert u een naam die zal verwijzen naar de gegevens in kolom B.
  8. In het betrekking op het gezichtsveld, voert u de volgende formule. (U moet dezelfde soort wijzigingen in de bladnaam, beginnend cel en laatste deel van de formule te maken zoals beschreven in stap 5)

    = VERSCHUIVING (! Blad1 $ B $ 2,0,0, AANTALARG (Blad1 $ B: $ B -1))

  9. Klik op Toevoegen. Excel maakt de naam.
  10. Klik op OK om het definiëren Naam dialoogvenster te sluiten.
  11. Geef het diagram en selecteer de gegevens serie. (Er mag slechts één gegevensreeks zijn, want dit is een eenvoudige twee-koloms tabel.) De formule balk zal een formule lijkt op het volgende weer te geven:

    = REEKS (Blad1 $ B $ 1, Blad1 $ A $ 2:! $ A $ 32, Blad1 $ B $ 2: $ B $ 32,1)

  12. Vervang de bereiken in de formule met de namen eerder in deze stappen die u hebt gedefinieerd. Ervan uitgaande dat u hebt gedefinieerd de namen Data en Readings in stappen 4 en 7, moet de formule er als volgt uitzien:

= REEKS (,! Dates Blad1! Readings Sheet1, 1)

Nu is de grafiek automatisch bijgewerkt ongeacht waar u informatie toe te voegen in uw gegevenstabel. Dit werkt omdat de namen die u hebt gedefinieerd in de stappen 6 en 10 verwijzen naar een formule die de omvang van de gegevens in de kolommen A en B van het werkblad berekent.

Er zijn vele andere manieren die u dynamische ranges kunt maken, afhankelijk van de kenmerken van de gegevens die u gebruikt. Voor meer informatie, zie deze Web bronnen:

http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/update_charts_automatically_when_you_enter_new_data/
http://www.ozgrid.com/Excel/DynamicRanges.htm

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (2933) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003.