CSV-bestand opent met gegevens in een enkele kolom

Jan maakt gebruik van een programma om een ​​CSV-bestand te maken. Dit bestand kan vervolgens worden geopend in Excel voor verdere analyse. Toen Jan dubbelklikt op het CSV-bestand in Windows, Excel start en laadt het bestand. Het probleem is dat het bestand, wanneer geopend, wordt niet geanalyseerd door Excel. In plaats van de door komma's gescheiden waarden zijn in verschillende kolommen, verschijnt elke record in een enkele kolom.

De reden voor dit gedrag is waarschijnlijk vrij eenvoudig en heeft te maken met het formaat waarin de gegevens worden opgeslagen in de CSV-bestand door de niet-Excel programma. Om dat te begrijpen, is het essentieel om te begrijpen hoe opent Excel CSV-bestanden.

Wanneer u een CSV-bestand in Excel (hetzij door te dubbelklikken in Windows of met behulp van Bestand | Open in Excel) te openen, het programma behandelt elke komma in het bestand als scheidingstekens. Dit is logisch; immers, wordt het bestand verondersteld door komma's gescheiden waarden (CSV) bevatten. U kunt deze automatische filtering niet overschrijven bij het openen van het bestand.

Dus, hoe Excel behandelt de binnenkomende gegevens? Overwegen, voor een moment, als het CSV-bestand bevat de volgende vier dossiers:

a, b, c, d, e
"A, b, c, d", e
a, "b, c ', d, e
"A, b, c, d, e"

Voor zover Excel betreft, is de eerste record heeft vijf velden, gescheiden door komma's. De tweede plaat heeft twee velden, "a, b, c, d" en "e". De opname van de aanhalingstekens rond "a, b, c, d" oorzaken Excel de tekenreeks als een afzonderlijke eenheid behandelen. Met andere woorden, Excel negeert elke komma's die kunnen ontstaan ​​tussen de aanhalingstekens.

Gezien het effect dat aanhalingstekens hebt, kunt u waarschijnlijk erachter te komen hoe Excel interpreteert de derde en vierde verslagen. In dit geval is de derde plaat slechts vier velden en het vierde record geïnterpreteerd om slechts één veld hebben.

Wat heeft dit te maken met het CSV-bestand dat lijkt verkeerd te laden? Het is heel goed mogelijk dat het programma het creëren van het CSV-bestand zet een paar aanhalingstekens rond elke record. Dit zou alles in het record te worden behandeld als een enkel veld van Excel, wat betekent dat het eindigt in een enkele kolom wanneer het CSV-bestand is geladen.

Er zijn een paar manieren om dit te verifiëren. De eerste is om gewoon open het CSV-bestand met Notepad en kijk naar elke record. (Klik met de rechtermuisknop op het CSV-bestand in Windows, kies Openen met | Programma kiezen, kies dan Kladblok.)

Een andere manier is om het CSV-bestand een andere naam geven, zodat de verlenging niet wordt .csv maar .txt plaats. Wanneer u ervoor kiest om dit bestand in Excel te openen, wordt de Wizard Tekst importeren gestart. Kies Gescheiden, klik op Volgende en dan kun je zien wat scheidingstekens worden gekozen. Besteed aandacht aan de tekst Qualifier; als je het te veranderen, kunt u meteen zien aan de onderkant van het dialoogvenster hoe Excel interpreteert gegevens van het bestand.

Als u vindt dat er extra aanhalingstekens rond elke record in het CSV-bestand, zijn er drie dingen die je kunt doen. De eerste is om het programma dat het CSV-bestand maakt, zodat het niet toe te voegen de extra aanhalingstekens-je zult dan in staat zijn om te importeren met geen enkel probleem te veranderen. De tweede is om verder te gaan en laden van de CSV-bestand in Excel, zodanig dat elke record is in kolom A. Merk op dat de surround aanhalingstekens zijn verdwenen, uitgevoerd door het importeren gestript. Dit betekent dat u kunt nu gebruik maken van de Tekst naar kolommen wizard om de gegevens in kolom A in afzonderlijke kolommen te scheiden.

Ten slotte is de derde ding dat je kunt doen is om een ​​macro die het CSV-bestand wordt geopend en ontleden het voor u creëren. Dit is vooral nuttig als u opening mettertijd vele CSV bestanden exact dezelfde vorm te hebben zal zijn. Macro kan zo uitgebreid zijn als gewenst, zelfs formatteren kolommen en verwerken gegevens wordt ingevoerd. Manieren om macro's te maken, zoals deze zijn te vinden in andere kwesties van ExcelTips.

ExcelTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Excel training. Deze tip (3002) is van toepassing op Microsoft Excel 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van Excel (Excel 2007 en later) vinden hier: CSV-bestand opent met gegevens in een enkele kolom.