Basis Communicatie Begrippen die u moet weten voor de PMP Certification Exam

Voordat we kijken naar het proces van het plannen van communicatie voor de PMP Certification Exam, is het belangrijk om een ​​aantal fundamentele communicatie concepten weten om niet alleen de basis leggen voor de communicatie planning, maar er ook voor zorgen dat u deze informatie voor het examen kennen.

Formele en informele, schriftelijke en mondelinge

Communicatie vindt plaats gedurende een project in allerlei manieren. Veel communicatie is informeel, inclusief hal gesprekken, cel gesprekken, en netwerken. Dit zijn allemaal voorbeelden van informele verbale communicatie.

Formele verbale communicatie vindt plaats met presentaties of briefings aan de stuurgroep, de klant, of sponsor. Uw kick-off meeting en team statusvergaderingen zijn aanvullende voorbeelden van formele verbale communicatie.

Echter, verbale communicatie is niet de enige manier waarop mensen communiceren. Een groot deel van de communicatie op een project wordt geschreven. Dit kan formeel zijn, zoals contracten, statusrapporten, defect lijsten, projectplannen, en projectdocumenten. Schriftelijke communicatie kan ook informeel zijn, zoals een korte notitie aan een teamlid, een onderzoek via e-mail, of een follow-up herinnering dat er iets is te wijten binnenkort.

Formeel Informele
Verbaal Presentaties
Project beoordelingen
Briefings
Conversaties
Ad hoc discussies
Brainstormen
Geschreven Voortgangsrapportages
Rapporten
Project charter
Projectmanagementplan
Projectdocumenten
Aantekeningen
E-mail
Instant messaging
Texting

Deze methoden van communiceren zal worden beïnvloed door de vraag of u verticaal je communiceert via de organisatie met sponsors of ondergeschikten, of horizontaal met uw collega's. Je moet ook nagaan of de communicatie intern of extern is en of het officiële (dat wil zeggen, de positie van het bedrijf op een onderwerp) of onofficiële (communicatie niet gesanctioneerd of goedgekeurd door de organisatie). Al deze variabelen van invloed op de middelen en methoden die u gebruikt om te communiceren.

Woorden, toon en lichaamstaal

De meeste mensen denken dat het belangrijkste aspect van communicatie is wat je zegt. Verrassend, is meer informatie overgebracht door hoe je het zegt. En nog meer wordt overgebracht door uw non-verbale communicatie.

Om het concept te demonstreren: Johannes ziet Morgan in de hal en gelukkig vertelt haar dat hij uitgebreid de huidige betrokkenheid van zijn cliënt nog eens zes maanden. Morgan antwoordt enthousiast, "Way to go!" Ze geeft hem een ​​glimlach en een klopje op de rug.

Het draaien van de hoek, John loopt in Stephan, wie er met veel moeite met zijn cliënt. John deelt het nieuws met Stephan, die antwoordt: "Weg te gaan," rolt met zijn ogen, en gooit zijn handen in de lucht. Onverschrokken, John begrenst de trap op en ziet Leonard haastig de trap af naar een vergadering. John vertelt hem het nieuws als Leonard snelt door. Leonard gesprekken over zijn schouder, "weg te gaan."

In dit scenario, John meegedeeld dezelfde boodschap dezelfde manier elke keer. Elke persoon die hij in wisselwerking met antwoordde: "Weg te gaan." Echter, elke gecommuniceerd iets anders. Morgan leek oprecht enthousiast. Stephan was teneergeslagen en zelf-gericht. Leonard alleen erkend dat John had gesproken.

Als je praat over de telefoon of vergadering vrijwel op het web, heb je niet het voordeel van de non-verbale signalen, zoals een glimlach, of rollende ogen. Daarom kan je een deel van de intentie van de communicator missen. Communicatie kan verder aantasten wanneer je e-mail, sms iemand sturen, of laat een briefje. Wanneer u slechts woorden, ontbreekt u zowel non-verbale boodschappen en belangrijke verbale signalen.

Denk na over hoe verbale en non-verbale communicatie van uw communicatie planning zal beïnvloeden. Gebruik e-mail voor routine eenvoudige communicatie, en aandringen op face-to-face bijeenkomsten voor het oplossen van problemen en gesprekken over complexe of ingewikkelde onderwerpen.

Je mag para taal te zien op het examen te verwijzen naar vocale kwaliteit, luidheid, tempo, gezichtsuitdrukkingen en gebaren. Soms wordt para linguale gebruikt, hoewel de term niet in het woordenboek.

Communicatie vaardigheden

Hier is een eenvoudige lijst van enkele van de interpersoonlijke communicatie vaardigheden die je nodig hebt om projecten effectief te beheren.

  • Als iemand anders is gesproken:

    • Geef haar uw volledige aandacht.
    • Nadenken over wat de persoon zegt.
    • Wees open-minded.
    • Luisteren zonder na te denken over hoe je zal reageren.
    • Stel vragen om opheldering.
    • Oordeel niet de andere persoon.
    • Samenvatten wat je gehoord en vraagt ​​begrip.
  • Wanneer u spreekt:

    • Spreek duidelijk.
    • Maak oogcontact.
    • Controleer op lichaamstaal die aangeeft of uw publiek begrijpt.
    • Vind verschillende manieren om complexe concepten leggen.
    • Beknopt zijn; niet afdwalen.
    • Controleer voor verduidelijking.
    • Accepteer feedback.
    • Probeer om het perspectief van uw publiek te begrijpen.

De PMP examen gaat ervan uit dat het beheren van een vrij groot project met meerdere belanghebbenden. Voor vragen die te maken hebben met de communicatie ervan uit dat je 100 of meer belanghebbenden.