Wat is een Bewaartermijn?

De bewaarperiode van een document is de periode waarin het document moet worden opgeslagen nadat het niet meer wordt gebruikt omdat het mogelijk moet worden verwezen op enig moment in de toekomst. Bewaartermijn is een term die vaak geassocieerd met boekhoudkundige en fiscale documenten, hoewel advocaten zijn ook normaal nodig is om client-bestanden te behouden voor een periode van tijd na de voorstelling is afgelopen. Misschien wel het meest opvallende voorbeeld van een wettelijke bewaartermijn is in de Sarbanes-Oxley Act, die de wetgeving inzake fraudebestrijding vastgesteld in de Verenigde Staten in 2002, dat vereist dat documenten met betrekking tot audits worden gedurende zeven jaar bewaard. Verplicht bewaartermijnen variƫren niet alleen van de industrie naar de industrie, maar ook gevarieerd tussen jurisdicties.

De redenen voor een bepaalde bewaartermijn is afhankelijk van de regels van de betrokken bedrijfstak, maar ze zijn over het algemeen gericht op het waarborgen van de mogelijkheid om te verwijzen naar de documenten die op enig moment in de toekomst. De gemandateerde tijdsduur moet betrekking hebben op de gehele duur van de tijd waarin de mogelijkheid hoeft te verwijzen naar de documenten die nodig zullen zijn. De redenen voor het verwijzen naar de documenten kunnen zijn voor fiscale controle doeleinden, vervolgings- doeleinden, of voor algemene redenen dat het document is waarschijnlijk worden verwezen over een bepaalde periode van tijd.

In de Verenigde Staten bijvoorbeeld, persoonlijk inkomen documenten, waarin alle ontvangsten of ander bewijs van de aftrek, die werden gemaakt omvatten, moet doorgaans worden bewaard gedurende drie jaar na het indienen als dat is meestal de tijd iemands persoonlijke belastingaangifte kan worden gecontroleerd. Advocaten moeten houden over het algemeen alle client bestanden in goede vorm voor zes of zeven jaar na de voorstelling eindigt. Dit komt omdat dat de maximale statuut van beperkingen - de lengte van de tijd na een gebeurtenis waarvoor iemand kan een rechtszaak die voortkomen uit die gebeurtenis bestand - voor bijna alle mogelijke rechtszaken. Het opnemen van documenten van een bedrijf hebben een onbepaalde bewaartermijn die zij nodig zolang zijn als het bedrijf in werking is.

De Verenigde Staten Wetgevende macht uitgevaardigd de Sarbanes-Oxley Act van 2002 in reactie op verschillende gevallen van fraude met effecten in bedrijven die ernstige schade veroorzaakt aan de beleggers. Sarbanes-Oxley ingesteld verschillende reglementaire procedures voor bedrijven om te volgen om de beleggers te beschermen tegen fraude door degenen die het bedrijf te runnen. Een van de meest markante bepalingen de Sarbanes-Oxley was de instelling van een bewaartermijn van zeven jaar voor de stukken die eventueel controles van financiƫle overzichten relevant.