Het maken van Common Information Toegankelijk

U kunt veel voorkomende informatie die moet worden weergegeven in vele verschillende documenten. Zo kan u uw adres, telefoonnummer, of soortgelijke informatie nodig om te verschijnen in veel verschillende documenten. Het probleem is dat adressen, telefoonnummers en andere informatie regelmatig kan veranderen. Dus, als je wilt om deze gemeenschappelijke gegevens te wijzigen in een bos van bestanden, moet je toevlucht nemen tot het maken van vervelende veranderingen, of moet u een macro of derden oplossing te gebruiken.

Een manier om mogelijk tijd te besparen bij het met inbegrip van gemeenschappelijke informatie in een bestand is om de gemeenschappelijke items op te slaan in hun eigen dossier en bladwijzer hen. Daarna, in de belangrijkste document bestanden die u kunt het veld INCLUDETEXT gebruiken om te verwijzen naar het item met de bladwijzer. Het veld, als het wordt bijgewerkt, grijpt automatisch de huidige waarden van de bladwijzer items en plaatst ze in het document. Deze aanpak stelt u in staat om het adres, telefoonnummer, of wat-heb-je in de enkel bestand te actualiseren, en hebben de verandering voortplanten door uw andere documenten.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (3791) is van toepassing op Microsoft Word 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van het Woord (Word 2007 en later) hier: Het maken van gemeenschappelijke informatie toegankelijk.