Beste manier om een ​​document sjabloon maken

Rhonda werkt voor een technisch schrijven bedrijf en ze gebruiken Wordsjablonen de hele tijd. Echter, er zijn twee denkrichtingen voor het maken van een sjabloon te maken: (1) Open een Word-doc en opslaan als een sjabloon bestand of (2) Ga naar Bestand | Nieuw | Mijn sjablonen | Lege Template | Maak nieuw. Rhonda denkt dat de tweede route is het beste, maar ze kan niet uitleggen waarom. Ze vraagt ​​zich af of er een verschil tussen de twee routes.

Wat Rhonda beschrijft typisch is voor het vervullen vele taken in Word: De mogelijkheid om tot dezelfde bestemming via verschillende routes. Er bestaat echter de mogelijkheid om subtiele verschillen in het eindproduct van de ontvangstlocatie gevolgd.

Wanneer u de eerste route beschreven door Rhonda gebruiken (met behulp van Opslaan als om een ​​document te sjabloon-status te bevorderen), dan is alles in dat document wordt uitgevoerd samen met de promotie. Dit betekent dat alle stijlen in het originele document worden opgeslagen in de sjabloon, geen-tekst inclusief tekst is het gemakkelijk te missen, zoals in kop- en voetteksten-en, eventueel, geen corruptie in de interne pointers onderhouden door Word.

Het is deze laatste mogelijkheid is dat de mose lastig voor het opslaan als route. Het risico kan klein zijn, maar het is nog steeds aanwezig en moet worden beschouwd. Dat risico is er niet als je tweede benadering Rhonda's gebruiken. Een manier om het verschil te gemakkelijk zien is om een ​​gewoon document te nemen, ontdoen van alle tekst en afbeeldingen, verwijder alle macro's, en gebruik vervolgens Opslaan als om het op te slaan als een sjabloon. Gebruik vervolgens tweede benadering Rhonda's naar een nieuwe, lege sjabloon te creëren. Ga uit van Word en vergelijken de bestandsgrootte van de twee templates. De kans is groot dat u de sjabloon gemaakt de eerste manier om een ​​grotere bestandsgrootte dan de tweede template hebben zult vinden. Waarom zou het groter? De meest waarschijnlijke reden is dat het opslaan als sjabloon draagt ​​met het achter-de-schermen bagage die de tweede sjabloon niet.

Er is een derde benadering die Ronda niet noemen, echter. Deze aanpak minimaliseert de mogelijkheid van de vreemde achter-de-schermen bagage en het risico van corruptie, maar stelt u in staat om te beginnen met een "bekende hoeveelheid" voor uw sjablonen. Open eerst een nieuw document van een schone kopie van uw sjabloon Normaal. Gebruik de Organizer om alles van de kopie die u niet nodig heeft te strippen. (Het is een goed idee om alle stijlen uit de nieuwe kopie, inclusief probeert te verwijderen, Microsoft's ingebouwde stijlen. Strip) Sla die "schone" kopie als je template. U kunt dan gebruik maken van de Organisator aan stijlen en macro transfer terug naar het sjabloon om uw eindresultaat te komen.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (13.343) is van toepassing op Microsoft Word 2007, 2010 en 2013.