Archiefsystemen

Ook al zijn er allerlei records, en ze kunnen komen in een verscheidenheid van verschillende formaten, er zullen een aantal algemene regels die van toepassing zijn op elk en ieder van hen zijn. Als zodanig is het belangrijk dat u de tijd nemen om te beslissen over het bestand dat het beste aan uw behoeften voldoen, voordat je begint om te beginnen met het organiseren van uw administratie. Hier zijn een aantal korte beschrijvingen over de verschillende soorten van archiefsystemen die je kunt kiezen, en een korte omschrijving van elk.

  • Alfabetisch. Organiseert namen of onderwerpen door letters van het alfabet.
  • Alfanumeriek. Slaat bestanden in alfabetische evenals numerieke volgorde.
  • Bewaring volgens onderwerpen. Deze worden gebruikt voor kleine aantallen bestanden. Tal van onderwerpen snel voor problemen als een index-systeem zal nodig zijn om bestanden te vinden.
  • Geografische systemen. Je zou een land als de hoogste map, de stad voor de eerste subcategorie en, hotels als de derde groep in de hiĆ«rarchie.
  • Numerieke classificaties. Gebruik nummers om bestanden te regelen. Rechte numerieke systemen bestanden opeenvolgend nummeren in volgorde. Hoewel straight numerieke archiefsystemen zijn eenvoudig te gebruiken en uit te breiden, kan dit problemen veroorzaken als de gebruiker moet het precieze aantal van de file die ze willen halen weten.
  • Chronologische systemen. Bestanden ordenen op datum. Correspondentie wordt vaak geregeld met behulp van een chronologisch systeem. Bijvoorbeeld een bestand met de naam "nancy20100522" geeft de voornaam van de persoon en de datum van de correspondentie. Zo'n bestand kan worden opgeslagen in een submap genaamd client_ betalingen.

Maar hoe om te bepalen welk systeem voor uw kantoor is? Om te bepalen welk systeem voor records van een kantoor is, moeten vier vragen worden beantwoord. Deze vragen zijn hieronder vermeld, evenals een korte toelichting op de vraag. Het antwoord voor elke vraag zal zijn aan jou.

  • Hoe zijn de platen gebruikt of opgehaald? Soorten records en de gebruikelijke methode voor het ophalen kan het bestand te bepalen.
  • Hoeveel platen heb je? Als er beperkte records, kun je meestal een alfabetisch klassement. Grote hoeveelheden gegevens vereisen gewoonlijk numerieke of alfanumerieke systemen.
  • Hoe groot is het orgaan of de instantie? Grote bureaus, vooral die met meerdere vestigingen, kan een alfanumeriek centrale bestand gebruiken om consistente indienen praktijken in het hele agentschap verzekeren. Grotere organisaties hebben meer mensen het indienen en ophalen van records, wat betekent dat een logische en constante systeem nodig voor het snel en gemakkelijk terug te zullen zijn.
  • Wie gebruikt de records in? De behoeften van de mensen het indienen en ophalen van records moeten worden overwogen wanneer het kiezen van een bestand. Samen met deze eis, moeten bestanden logisch worden genoemd om verwarring te voorkomen.