Alleen-lezen documenten zonder wachtwoord

Een veel voorkomende manier om documenten te beschermen is om de beschikbare opties voor delen instellen wanneer u het document opslaat. Bijvoorbeeld, wanneer u uw document op te slaan kun je je kunt kiezen Tools | Algemene opties en vervolgens in de wachtwoorden in het dialoogvenster te vullen. Een wachtwoord wordt gebruikt om het document te openen, en de andere wordt gebruikt als u wijzigingen wilt aanbrengen in het document te verbieden.

Het nadeel van deze wachtwoord opties is dat de gebruiker, wanneer zij proberen om het document te openen, wordt gepresenteerd met een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd om een ​​wachtwoord. Het verschil tussen de twee wachtwoorden is dat als een wachtwoord openen vereist, dan zal de gebruiker niet eens in staat om het document te openen zonder. Als u een wachtwoord nodig om het document te wijzigen, dan kan de gebruiker een alleen-lezen kopie van het document te openen, zelfs als ze niet het wachtwoord.

Wat als je nooit van plan om het wachtwoord in om gebruikers te voorzien? In dat geval vragen om een ​​wachtwoord lijkt een verspilling van tijd. In plaats daarvan, zou het leuk zijn om de gebruikers in staat zijn om het dialoogvenster te slaan en open gewoon een alleen-lezen kopie van het document. In dit geval zijn er drie manieren om een ​​oplossing te implementeren.

De eerste (en eenvoudigste) oplossing is het documentbestand alleen lezen. Binnen Windows (niet Word), klik met de rechtermuisknop op het document en kies de optie Eigenschappen. In het dialoogvenster dat u kunt wijzigen van de alleen-lezen attribuut voor het bestand. Als je het markeren als alleen-lezen, dan kan niemand het document te wijzigen; het zal automatisch worden alleen-lezen wanneer deze wordt geopend in Word. Natuurlijk, er is niets houdt van iemand anders van het volgen van dezelfde stappen en het wissen van het kenmerk Alleen-lezen, zodat ze het originele bestand kunt wijzigen.

De tweede benadering is om te profiteren van uw netwerkinstellingen, als je een netwerk. Praat gewoon met uw systeembeheerder, en hebben haar een map waarin je kunt schrijven maken, maar waarvan anderen alleen maar kunnen lezen. Op die manier kunnen ze het originele document niet veranderen, maar je kunt.

De derde benadering is het document anders beschermen. Wanneer u klikt op de Protect Document gereedschap (op het tabblad van het lint), Woord geeft het taakvenster Document beveiligen taak. Deze vorm van bescherming wordt vaak gebruikt bij het maken van formulieren, maar het heeft toepasselijkheid van algemene documenten, als goed.

In de Protect Document taakvenster, kies het vakje check onder Beperkingen bewerken, gebruikt u de keuzelijst te kiezen voor het invullen van formulieren, klikt u op "Ja, afdwingen van beveiliging starten," en dan een wachtwoord. Wanneer het document op een later moment wordt geladen, wordt de gebruiker niet om een ​​wachtwoord gevraagd. De gebruiker zal ook niet kunnen andere dingen, zoals tekst selecteren en kopiëren doet. De gebruiker zal echter kunnen bekijken en afdrukken van het document, zoals gewenst.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (11.257) is van toepassing op Microsoft Word 2007 en 2010. U kunt een versie van deze tip voor de oudere menu-interface van Word hier vinden: Alleen-lezen documenten zonder een wachtwoord.