Afdrukken Nummers kopiëren

In een zakelijke omgeving, is het niet ongebruikelijk om meerdere exemplaren van een document afdrukken. Soms is het nuttig om de kopieën te nummeren. Zo zou het eerste exemplaar hebben (misschien in een kop- of voettekst) de tekst "Copy 1", de tweede zou "Copy 2," hebben op maximaal hoeveel kopieën je hebt.

Een optie is natuurlijk de individuele exemplaren van het document afdrukken, waardoor de wijzigingen in het aantal kopieën van elke afdruk. Dit wordt vervelend, echt snel. U kunt ook een sequentiële nummering veld gebruiken (zoals besproken in andere WordTips) en maak het aantal exemplaren dat gelijk is aan wat je nodig hebt om af te drukken. Dus, als je moet 25 exemplaren af ​​te drukken, kon je gewoon het hele document (inclusief de nummering veld sequentiële) te kopiëren, te verplaatsen naar het einde van het document, en plak deze in een andere 24 keer. Dit zorgt voor een vrij grote totale document loopt en er zijn eenvoudigere manieren om het probleem aan te pakken.

Misschien is de makkelijkste oplossing voor dit probleem (korte van het gebruik van een macro) is om gewoon gebruik maken van de mail-merge mogelijkheden van Word. Je zou een eenvoudige gegevensbron dat de nummers die je wilt toewijzen aan elk exemplaar bevatte gebruiken. Vervolgens plaatst u het samenvoegveld op de juiste plaats in y ons document, en voer het samenvoegen. Elk exemplaar wordt het gewenste aantal kopieën bevatten. Het extra voordeel van het gebruik van deze aanpak is dat u aanvullende informatie kunt gebruiken met uw samenvoegen, zoals behoeften dicteren. Bijvoorbeeld, als elk exemplaar van het document werd toegewezen aan een bepaalde persoon, je kon gewoon een ander veld gegevens toe te voegen aan uw gegevensbron dat de naam van de persoon die om de kopie te ontvangen. Dan zou je de naam van die persoon in elke samengevoegde document af te drukken, als goed.

Als u wilt, kunt u een macro gebruiken om uit te printen uw genummerde exemplaren. Bijvoorbeeld, de volgende macro vraagt ​​u hoeveel exemplaren u wilt afdrukken, samen met het starten van het aantal kopieën te gebruiken. (Dit komt in het echt handig als u afdrukt 25 exemplaren, en dan iemand die je vraagt ​​om een ​​tweede partij van 10, genummerd 26 afdrukken via 35.) De macro slaat ook de laatste kopie nummer tussen de sessies, zodat het wordt gebruikt als de standaard wanneer u de volgende keer de macro.

Public Sub PrintNumberedCopies1 ()
Dim varItem Zoals Variable
Dim bExists zoals Van Boole
Dim lCopiesToPrint As Long
Dim lCounter As Long
Dim lCopyNumFrom As Long

'Ervoor zorgen dat onze doc variabele bestaat
bExists = False
Voor Elke varItem In ActiveDocument.Variables
Als varItem.Name = "CopyNum" Dan
bExists = True
Exit voor
End If
Volgende varItem

'Initialiseren document variabele indien niet bestaat
Als Niet bExists Dan
ActiveDocument.Variables.Add _
Naam: = "CopyNum", Waarde: = 0
End If

'Vragen hoeveel om af te drukken
lCopiesToPrint = InputBox (_
Prompt: = "Hoeveel exemplaren?", _
Titel: = "Print En Aantal kopieën", _
Standaard: = "1")

'Vraag waar te beginnen nummering
lCopyNumFrom = CLng (InputBox (_
Prompt: = "Aantal waarop nummering moet beginnen kopieën?", _
Titel: = "Print En Aantal kopieën", _
Standaard: = CStr (ActiveDocument.Variables ("CopyNum") + 1)))

'Lus via de print-write-print-cyclus
Voor lCounter = 0 Om lCopiesToPrint - 1
'Actualiseren het document variabele
ActiveDocument.Variables ("CopyNum") = _
lCopyNumFrom + lCounter
'Deze genummerde kopie af te drukken
ActiveDocument.PrintOut Copies: = 1
Volgende lCounter
End Sub

Om deze macro gebruiken, zijn er twee andere dingen die je moet doen. Eerst moet je om aan te geven in uw document waar u het aantal kopieën te verschijnen. Op het punt waar het moet afdrukken, plaatst u het volgende veld (vergeet niet dat je het veld haken wilt invoegen door te drukken op Ctrl + F9):

{DocVariable "CopyNum"}

Het tweede wat je hoeft te doen is ervoor zorgen dat Woord is zo geconfigureerd dat het een bijwerking velden bij het afdrukken. Nu, als je de macro uitvoert, wordt u gevraagd hoeveel exemplaren u wilt afdrukken en wat startnummer te gebruiken. Het document variabele wordt bijgewerkt en een enkele kopie van het document wordt afgedrukt. Deze stappen worden herhaald voor het aantal keren dat u heeft gekozen afdrukken.

Helaas zal deze macro oplossing niet in alle versies van Word. Bijvoorbeeld, als u het DocVariable veld in de header van een Word 97-document en vervolgens het document af te drukken, Word zal onmiddellijk crashen.

Hoe om dit te omzeilen? Gebruik gewoon een andere aanpak. (Word is niets, zo niet flexibel.) De volgende macro werkt in alle moderne versies van Word. Het is een variatie van het eerdere die berust op het gebruik van aangepaste documenteigenschappen plaats van documentvariabelen.

Public Sub PrintNumberedCopies2 ()
Dim varItem Zoals DocumentProperty
Dim bExists zoals Van Boole
Dim lCopiesToPrint As Long
Dim lCounter As Long
Dim lCopyNumFrom As Long

'Ervoor zorgen dat onze doc variabele bestaat
bExists = False
Voor Elke varItem In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
Als varItem.Name = "CopyNum" Dan
bExists = True
Exit voor
End If
Volgende varItem

'Initialiseren document variabele indien niet bestaat
Als Niet bExists Dan
ActiveDocument.CustomDocumentProperties.Add _
Naam: = "CopyNum", LinkToContent: = False, _
Type: = msoPropertyTypeNumber, Waarde: = 0
End If

'Vragen hoeveel om af te drukken
lCopiesToPrint = InputBox (_
Prompt: = "Hoeveel exemplaren?", _
Titel: = "Print En Aantal kopieën", _
Standaard: = "1")

'Vraag waar te beginnen nummering
lCopyNumFrom = CLng (InputBox (_
Prompt: = "Aantal waarop nummering moet beginnen kopieën?", _
Titel: = "Print En Aantal kopieën", _
Standaard: = CStr (ActiveDocument.CustomDocumentProperties ("CopyNum") + 1)))

'Lus via de print-write-print-cyclus
Voor lCounter = 0 Om lCopiesToPrint - 1
'Actualiseren het document variabele
ActiveDocument.CustomDocumentProperties ("CopyNum") = _
lCopyNumFrom + lCounter
'Deze genummerde kopie af te drukken
ActiveDocument.PrintOut Copies: = 1
Volgende lCounter
End Sub

Om deze macro gebruiken, zijn er twee andere dingen die je moet doen. Eerst moet je om aan te geven in uw document waar u het aantal kopieën te verschijnen. Op het punt waar het moet afdrukken, plaatst u het volgende veld (vergeet niet dat je het veld haken wilt invoegen door te drukken op Ctrl + F9):

{DOCPROPERTY "CopyNum"}

Wanneer u voor het eerst plaatst het veld, kan je een foutmelding teruggegeven door het gebied, zoals te zien "Error! Unknown document property name." Maak je geen zorgen; dit zal verdwijnen en worden vervangen door de juiste exemplaar nummer nadat u de macro uitvoert.

Het tweede wat je hoeft te doen is ervoor zorgen dat Woord is zo geconfigureerd dat het een bijwerking velden bij het afdrukken. Nu, als je de macro uitvoert, wordt u gevraagd hoeveel exemplaren u wilt afdrukken en wat startnummer te gebruiken. Het document variabele wordt bijgewerkt en een enkele kopie van het document wordt afgedrukt. Deze stappen worden herhaald voor het aantal keren dat u heeft gekozen afdrukken.

WordTips is uw bron voor kosteneffectieve Microsoft Word training. (Microsoft Word is de meest populaire tekstverwerker in de wereld.) Deze tip (844) van toepassing op Microsoft Word 97, 2000, 2002 en 2003. U kunt een versie van deze tip voor de ribbon-interface van het Woord (Word 2007 en later) hier: Printing Nummers kopiëren.